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科研电子邮件格式要点

已有 5507 次阅读 2020-4-22 16:18 |系统分类:科研笔记| 科研交流;电子邮件

在科学家的职业生涯中,与人沟通至关重要。不论是学生、教授还是经验丰富的研究人员都需要与他人联系,而电子邮件已成为我们使用的主要方法。

无论是与其他国家的同事讨论重要的研究结果,还是查看一件预约这样的小事,电子邮件都可以使与人通信这件事在一个数字框架中进行。曾经需要打一个电话(或邮寄一封信)的事情,现在只需敲几下键盘即可完成。

想想您每天花在读、写和处理电子邮件上的时间,您每天做的第一件事和最后一件事可能都是查看电子邮件。既然如此,收发电子邮件应该很简单。然而,事实却可能恰恰相反——我们经常不知道如何表达特定的信息。

这是因为书面的语句很难传达我们使用的词语背后的深层含义,它不能展示我们的表情、手势或我们使用的语气(尤其是讽刺很难表达出来)。如果我们被误解,这些关键因素的缺失会导致一些尴尬的场景或不利的后果。无论您是与期刊出版商联系还是要向某位教授寻求帮助,避免交流不畅是拥有一个零压力收件箱的关键

尽管电子邮件存在上述缺陷,做到以下这几点可以让您更有效地与科学界的同事沟通。
最重要的一条就是:如有存疑,力求专业。这听起来可能很简单,但许多人不遵循这一黄金法则而妨碍了自己的工作。除非对方与您关系融洽且能理解您的闲散风格,否则您的邮件就应该写得正规严谨。例如:
  • 用适当的头衔称呼对方,特别是那些拥有博士学位的人(用Dr. XXX来称呼拥有博士学位的人尤其适用于欧美人士)
  • 使用完整的句子,千万千万要远离表情符号。一千个人眼里就有一千个哈姆雷特,您肯定不想暗示出错误的意思。

  • 如果您向对方提出请求,使用条件句式会更有礼貌些。与其说“我们明天中午开会讨论这项研究”,不如说“您明天有空讨论这项研究吗?”前者假设对方永远有空,或者他们的时间毫无价值;后者给对方一些可协调的空间,这样他们就不太可能拒绝您的请求。

  • 时刻保持专业,记得对文字进行校对。

语法和拼写错误不仅会让您的读者感到困惑,还会让他们怀疑您的能力。

如果收信人发现你把动词形式用错了,他们可能会认为只是个笔误。然而,他们也可能会下意识地认为你马虎、无才或粗心。花一分钟校对邮件,特别是要发给重要的人的时候。一个小技巧就是最后再填写收件人的地址,以免不小心发出一封乱七八糟的邮件。

一般来说,邮件要简明扼要。每封邮件中仅表述一个问题,尽可能快地表达您的观点。

我们习惯于在论文和文章撰写时长篇大论,但复杂的email内容会花费收件人太多精力。一封标题准确的简明电子邮件反而能传达最多的信息,并得到积极的回应。

出于礼貌,尽量少用“抄送”、“密件抄送”或者“全部回复”的操作,以确定您将信息发送给有需要的人。这样做可以减少不必要的邮件,您也会因此得到无声的感谢。

使用正确的email地址。

我见过许多可疑的电子邮件地址,其中一些绝对不适合用在工作或学校环境中。一般来说,您的地址应该包括您的名字、任职公司或您就读的学校。地址应该与其他信息无关,如果可能,也不要包含数字。

例如,如果期刊从huskyfan9198@yahoo.com收到您的稿件,他们就不太可能认真对待您的投稿;相反Johnsmith@uconn.edu就很容易被记住,因为它包含了您的名字,同时也告知收件人您所属的大学。

关于签名——把您的email签名看作是一张名片。

你的邮件应该给收件人留下深刻的印象,并给他们提供除email外可以找到您的方式。可以考虑添加办公电话、个人网站和公司信息等作为联系您的方式,与你的头衔放在一起,会让您看起来更全面、专业。

最后一点,就像生活的许多方面一样,耐心是有回报的。没有人愿意处理一大堆电子邮件。如果您的事情很紧急,可以尝试其他方法直接联系对方。

使用电子邮件时,给收件人至少一天的时间来回复您的询问——这是一种基本的礼貌。他们可能在路上、在开会,或者正专注于另一个重要的任务。如果您非常专注于一个实验,您最不可能做的事情就是回复邮件。

如果deadline迫在眉睫,可以礼貌性地发送一条后续跟进信息,但千万别做那个一下午给对方留了八条消息的人。

与任何社交结构一样,科学界内外都有一套与电子邮件相关的标准行为规范。以上建议仅概述了人们默认的行为应该是什么样子的,即快速、愉悦和专业。虽然可能也存在例外,但使用这些技巧将有助您获得良好的第一印象,并保持这种良好的形象。


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1 杨正瓴

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