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本人分管本院科研管理办公室后对办公室全体人员的要求(2017)

已有 1095 次阅读 2022-9-28 16:07 |个人分类:生活点滴|系统分类:生活其它

本人分管本院科研管理办公室后对办公室全体人员的要求(2017

 武夷山

 

——追求卓越

    每人都应追求卓越,in search of excellence。比如,作为办公室的主任,你除了完成院领导交办的工作外,有没有主动提过建议,主动发起一些事?XXXX都是新干部,同样,你们有没有主动提过工作建议?主动开展工作?还是像算盘珠子,拨一拨,动一动?

    每个岗位都有追求卓越的潜力。假定XX的工作是接下了原来XXX那一摊,如果有一事项XXX需要忙两天,你一天就能完成,那就是卓越。而且,这是没有止境的,我们永远需要见贤思齐。其他单位的外事专员是不是比我们干得更好?我在中信所工作时带过的一个硕士毕业生,在中科院某研究所(拥有研究员35人、副研究员121人,你就可以判断这个单位规模有多大,业务有多忙了)工作了10年,属于合同制员工。她是该所科研处的外事干部,连诺奖得主都接待过很多位,但是,由于她是编外人员,没有机会出过一次国。而且,这家单位的人员编制卡得很死,科研处没几个人,她虽说是外事专员,其实连科研管理都要管的,每年自科基金项目申请期间她简直要忙死了,因为所有的基金申请书最后是由科研处统一提交给基金委的。这个单位有一个习惯(传统),即管理人员低人一等,有的科研人员动不动就要对科研处的工作人员发脾气,比如明明是自己不遵守规定,交基金申请书交晚了,却把火撒在管理人员身上。我估计,战略院的科研人员是不敢对你们发火的吧?你们没有那么惨。我这位学生,编外的,居然被评为年终优秀,多么不容易。我们在座的都是编制内的,是不是要学习这种精神?你们总比她的境遇好吧?

     为什么要追求卓越?因为取法乎上,仅得其中。如果自我要求原本就不高,那实际的业绩恐怕就要惨不忍睹了。人只有一辈子,别虚度了。追求卓越,其实同中国诗经的老话意思相通:高山仰止,景行景止,虽不能至,心向往之。还是要向往,还是要追求的。

 

——作为管理部门,要把建章立制放在极其重要的位置上。

这里要谈三点。第一,建章立制的目的不是管人卡人,是为了机构的高效运行。中央一直强调规矩意识,你若规矩都还没有建立,怎么落实规矩意识?有了规章制度,一切按制度办,自由裁量的余地小,我们才能把时间腾出来开展创造性的工作。不要以为有束缚就不好,要辩证地看。古诗讲韵律,有严格的束缚,结果我们能记住的大多都是格律诗。近代白话诗倒是自由,你能记住几首?骑车谁都会,不稀奇,可是独轮车的高台定车就成了杂技,成了艺术。为什么?因为有了束缚。所以,我们在思想意识上,不要认为规章制度是坏东西。第二,要规章制度,但也要反对繁文缛节。我建议你们将所有流程彻底清理一遍,好好讨论一下,在遵守上位规定的前提下,如何做到能少签一个字就少签一个字,这样,节约了服务对象的时间,节约了领导的时间,也节约了你们的时间。千万不要持这样的态度:原来就是这么办的,现在继续这么办,明明不合理的流程,也谬种流传下去。比如,官网发布的含有实质性内容的东西,有必要事先审一审,审查人要负责任;可是,会议通知、招聘博士后通知等不含有风险因素的文字,也得像文字内容一样审吗?是不是可以简化审批手续?我只是举一个例子。第三,加强痕迹管理。法治社会,空口无凭,能落在纸上就落在纸上。这与前面的规章制度不是同一性质的问题,但是,尽量要落在纸上,这必须成为规矩。某员工写了个请示类的东西,给综办看过了,此人对我说,综办没意见。我说,综办没意见,得写下来。你向我口头转达他们没意见,那不行。后来,我始终没见到综办的书面意见,那位员工想办的事只能不了了之。包括与XX部官员打交道,能要书面的就要书面的,别不好意思,有些官员会耍赖的,我有血的教训。加强痕迹管理,其实也是保护我们自己。没有落下痕迹的“申请”,不该批的坚决不批准,其实也是保护员工。

 

——先做好手头的,再不断改善。

若手头永远陷入繁杂的事务,就无法做有意义的事,出彩的事。陷入繁琐事务,有的是上级规定造成的,无奈,有的是我们流程不合理造成的,那就是自作自受了。拿“改善”来说,把官网英语版(包括CISTRAT)做好,不断更新,将是功德无量的。英语版网站做好了,别人会替我们宣传,口口相传。单靠自己宣传多累啊,且效果不好,因为属于自夸。SPRU主任Schot,我写博客介绍过他的一篇演讲,他自己发现了,从此对我比较重视。你想,我中文博客的东西,都有外国人关注,如果我们英文网站做好了,会有多大影响力啊!




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