张鹰
2.35 读研指南:项目与时间管理 精选
2021-9-22 12:09
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经过了一系列的考试或准备工作,学生终于进入读研生活了。一些“偏科”的研究生松了口气,觉得可以不受自己高考或大学时的其他弱势学科成绩的拖累,展望未来,发挥自己的专业特长,而兴奋不已。但是见了导师,开始科研以后却发现,原来读研也同样需要平衡工作与生活中的方方面面,而不是一句“冲呀”所展示的一往直前。尽管前文我们谈过科研是有风险的,并不保证成功;但是一些科学的执行项目管理、时间管理的自我管理的活动,可以提高成功的可能性。

在开始一件工作前,认清任务的基线与预期是很有必要的;好比动作电影中,主角们在执行任务前,需要明确目标,认识合作伙伴,对表同步确认时间安排等等,否则很容易导致任务失败。读研的目标大致来说,就是通过科学的方法,创造出新的知识,比如发现新的现象、规律,改进生产出新的应用工具,总结获得新的结论等等。虽然不同学科的追求目标有所不同,但是研究的核心是创造出新的东西。换句话说,读研的最终目的不是教育自己,让自己获得知识,而是为世界或者其他组织创造知识,比如尽管非世界首创,但是研究出其他机构的保密的制作工艺也是创新。因为需要创新,研究生从大学生身份的转变,就是认识到读书获得知识不再是目的,而是创造新知识的基础与手段。如果一个人的兴趣爱好是求知,那么他完全可以每周看一本教育部二级学科分类下的大学或研究生教材,一直到老,而不必选择读研。从词语的名正言顺的角度来看,读研更精确的说法应该是“做研究”。

认识和理解合作伙伴中最主要的对象就是自己的导师。研究生认识到老师的时间有限以及其他的必要的工作责任以后,才对彼此之间的合作有更加精准的认识。《科学》期刊曾刊登过一篇教授来信,指出“我不是你的老妈”[1],潜台词就是,弄清楚导师与研究生之前互相的期望与责任很重要。教授的职位事实上是多合一的工作:教授必然是老师,需要讲课,准备课程大纲,准备习题考试与回答学生问题;教授是系里的一员,需要参加很多的系里举行的会议,共同表决系内的一些要务;教授还需要准备基金申请,争取实验室空间与设备资源,招聘新生与博后;学术上活跃的老师还需要撰写发表论文与同行评审别人的论文,给学术报告与参加学术会议,和同行进行学术交流;不难看出教授的工作任务繁重[2]。教授是研究生的导师,需要指导学生进行科研;但是另一方面教授也有自己的家庭与生活,需要管教孩子,处理家庭事务等等。因为导师时间有限,学生不应该有不切实际的期望,期望导师像老爸老妈或者朋友一样关心自己的生活,那样的导师是难得一见的,学生与导师的互动更多是学术上的。

读研的时间根据硕士或博士培养的划分,一般为三五年左右,这是一个有限时间,有限资源下的目标优化的活动。“项目管理学会(PMIProject Management Institute)将项目的概念定义如下:为创造独立性项目、服务、成果所开展的有期限性业务。”[3p.31] 所以从时间的期限性与目标来看,读研也可以是一个科学的项目管理的活动,而主要责任人是自己。研究生生涯是一个多任务处理,比如上课写作业、当助教、读文献、做实验、作报告、写论文、锻炼身体、与朋友交流、谈恋爱等等。通过制定与执行研究的规划,学生主要考虑时间的安排,因为金钱等实验室资源的问题,更多由导师决定。高考或者研究生入学考试通过分值的方式,告诉你每门课的重要性,学生往往可以通过排序,相同时间投入得分进步最大的学科进行时间优化。但是读研中每个分任务的重要性并非如此简单,比如阅读文献就已经很狡猾了:文献读太少,根本无法形成自己的想法,从头开始建立新模型十分困难;文献读少读漏了,很可能发现“我十年前想到的点子,原来在六十年前就已经被写成小说了[4]而浪费很多研究的时间;文献读多了,自己执行科研时间便少了,新知识对于人短暂的一生是无穷的,没有有效地输运到自己创造新知识项目中,也是在浪费时间。所以学生读研时,需要参考相关学科的其他人的总结,网络上不乏生物学博士的心路历程之类的文章,可以找到很多类似的学长学姐的经验之谈。项目具有独立性,照搬方案并不能保证成功,学习其他类似项目的案例,学习项目管理的知识,应用于自己的项目可以提高成功的概率。[3,p.34]

项目管理中,掌握时间与自我管理是尤其重要的。德鲁克将“管理者”一词泛指知识工作者、经理和专业人员,因为需要在工作中做出很多影响结果的决策[5,p.10]。人往往不善于管理自己的时间:一个人按照记忆估计时间分配的地方,在记录时间以后,可能展现巨大的不同[5,p.30]。钱不知不觉不知道花到哪里去了,记账可以跟踪到这些流向,记录时间,也可以给自己的时间优化分配提供帮助。“每一位知识工作者,尤其是每一位管理者,想要有效就必须能将时间做整块的运用。如果将时间分隔开来零星使用,纵然总时间相同,结果时间也肯定不够。”[5,p.33] 因为大脑进行任务时,必须有一定时间来预热进入状态,如果反复切换,思考的效率就会降低[6,p.5],尤其是专注力与注意力的培养可以提升在大块时间下的学习效率与思考[6,pp.23-25]。一些有趣的家长在菜市场为了几毛钱而讨价还价,但是却被怂恿购买不少实际上没什么效用的老年人营养品;一些学生利用零碎的时间背单词,却用大块时间打游戏看剧刷短视频。娱乐活动当然是保持身心健康需要的,但是如果决定提高学习与思考的效率,则需要更加有效地管理时间。

项目管理与时间管理的知识内容看上去其实并不难,难点在于长期或持续地执行,尤其是一开始还未养成习惯时。困难很多时候在于,难以克服初始阶段的能量屏障(energy barrier,activation energy),一旦突破以后,便可以持续放热维持这个状态了。举个例子来说,或许会有这样的闹钟发明:举重的哑铃,需要举多少下以后才能停下;或者智能手机App,等机主摇晃手机200多下以后才停下闹钟。闹钟只要帮助人突破了一开始昏睡的状态以后,便可以使人开始一天的工作了。如果研究生在实践感受项目与时间管理的优势以后,科学地自我管理的方式或许就容易保持了,提高研究活动成功的可能性。

普通人并不具有无限时间与无限金钱,生活不是一切都准备都做好了才开始,我们活在并不理想的情形中,可以尝试着优化,需要在很多方面进行平衡。研究生需要兼顾身心健康与科研中的各种任务旅游的时候,大家或许有这样一种感觉,被导游牵着鼻子走,在不同景点之间赶场子非常累;年轻人们更喜欢自己做些策略或路线,不愿意接受别人的安排。道路千万条,各有各的精彩,不是这篇小短文可以覆盖的。笔者在这里写的时间与项目管理建议并不是要求研究生必须执行,而更多是类似防止踩雷的避坑的指南,作为研究生工作生活的一个参考。

 

后记:

关于项目与时间管理相关的书也不少,由于个人的知识所限,我看过的觉得有益的书,是《有了博士学位还不够》(A Phd is not Enough!,总结了博士博士后期间的取得成绩的重要影响因素。《漫画项目管理》可以体会项目管理的一些要素,《卓有成效的管理者》的第一二章关于时间的管理,《暗时间》第一篇暗时间,提供了不少对于学生而言的高效利用的方法与心理学原理。

 

引用文献:

[1] DeSantis, Larisa RG. "I'm not your mother." Science vol. 358, (2017): p.690.

[2] Peter J. Feibelman, A PhD is not enough, basic books, revised edition,2011. p.74

[3] 广兼修,sanukiyan漫画绘制,株式会社Trend-Pro漫画制作,赵坤译,漫画项目管理,科学出版社,2012

[4] 豆瓣《永恒的终结》书评,“我十年前想到的点子,原来在六十年前就已经被写成小说了 https://book.douban.com/subject/25829693/comments/

[5]彼得·德鲁克,卓有成效的管理者,许是祥译,那国毅审校,机械工业出版社,2018年。

[6] 刘未鹏,暗时间,电子工业出版社,2011


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