这几天，我在英国Glasgow参加国际学术会议，有点心得如下。

写这些话时，我的头脑晕晕的，国内已经是凌晨快5点了，我就好像是熬夜工作的感觉，头脑不清楚，也只能随便写写，没有办法清晰整理思路。这里和国内时差7个小时，这次到会的中国人大约10人，至少6人来自国内，大家都反映倒时差特别困难，每天晚饭时间就开始犯困（咖啡也不能提神），实际上晚上9点的天空都是亮亮的，很奇怪的对比；而早上5点就必然醒来，一连多天如此，连那天会议的正式晚宴都坚持不下来，全体中国人关键时刻都在“晕菜”，一边吃饭一边瞌睡。

哈哈，言归正传。

这几年，我参与组织国际学术会议（或论坛）三次，还有两次国内学术会议，这都是指在本校举办，每次都算组织委员会的关键成员，不管有没有秘书长的头衔，事实上是全程参与负责了校内的组织工作。心得就一个字：累。

在我们这里组织一个国际学术会议要干什么事？

首先，提前几个月就开始校内动员，宣传部门、外事部门、科研部门、校办、后勤部门、团委，在分管副校长的亲自关心下召开策划、宣传、动员、组织协调大会，这需要进行很多次，越靠近会期，这个会议就越频繁。

宣传部门要负责所有对外宣传事宜，比如邀请媒体和记者（中央级别一定要有），准备新闻通稿，校内的横幅、气柱等各种宣传标语的制作和悬挂等等。等到了开会前一天，学校里面“张灯结彩”，好像过节一样。同时，宣传部门要配合科技处、外事处等部门去邀请高级领导，每个渠道都要尝试，最高到副市长最好不过（市长要来当然更好），而教委、科委等部门一定要来顶级官员。这些工作要一再落实，最后也包括给这些领导们准备发言稿，提前安排座次（开幕式和照相等）和准备座牌，一个环节都不能有错。当然，所有材料都是会务组提供。

外事部门也是必须介入，来那么多老外可不是开玩笑的事情。好像每次他们负责到政府部门跑一些批文事宜，然后在专家到校时负责人盯人的接送、安排学校领导和外籍专家的招待和一线接触等。翻译就是外事部门指派，包括开幕式、校长接待和答谢专家等正式场合。

科技处当然也扮演重要角色。负责和市级科技部门打交道，也负责重量级专家的接待，负责额外的会议外讲座的组织和落实，会议期间会场学生的组织（惯例是组织研究生去填空，让会场座无虚席。）

后勤当然少不了，为了宣传学校，专家们一般是住学校宾馆，而学校宾馆的业务能力跟不上国际需求，比如没有懂英语的服务员，那就外国语学院的志愿者上（团委组织挑选，外国语学院负责培训），一个盯一个提供语言服务，当老外们惊叹学校宾馆的服务人员水平高。宾馆没有便利的网络条件，网管中心主任亲自出动，拉网排查，无比保证有需要的专家可以上网（连英文上网操作手册都是会务组提供）。实在不行，我们事先给宾馆准备一个商务房（宾馆要收会务组房间费用），里面放若干台可以上网的电脑（全部从研究所、实验室辛苦搬入），同时提供打印服务。饭菜哪，环境卫生哪，外币收取哪（有一次甚至请银行的工作人员现场办公），外宾旅行安排哪，全都要会务组亲自关心和落实。

说了半天，好像还没有说完。这么多事情肯定是全民动员，系统工程，还免不了临时要出很多状况来。会务组才最忙碌，除了上面的事情，还有很多细节需要落实。比如，哪些专家是邀请来的，哪些费用是免的，哪些机票是给报销的，住什么规格的房间，需要什么时间接送等等。

一通忙乱后，专家都接到了，会议终于开幕了。开幕式都是领导加主席发言，长长的名单，市级领导、部委领导，学校领导，然后才是主席等，开幕式之后是集体照相环节，然后才是若干特邀报告、分组报告等。会议完毕要组织旅游，为了保证外籍专家的安全，不能完全交给旅行社，于是，外事处和会务组全体出动……

至于餐饮，那肯定是极尽中国人的热情，堆积如山，还不时换点花样。连coffee break我们都是亲自操刀和准备。

当然，每次，这样的折腾会赢得无数赞誉。只不过，我和同事会累到失声，累到忘记自己也是一个学者，累到开会时不在学者的状况，而只是一个总有各种事情需要协调处理的会议保姆。

只有当我去国外开会的时候，我才真正发现自己是以学者的身份参与交流和讨论。换为作者的身份，对国际学术会议的感受到底有什么不同呢？每次，我都是带着学习组织经验的想法而去，也确实有收获。

就只说这次吧，会议人不多，50人左右的规模。刚好是学校假期，到处冷冷清清的，会场上全是参会的学者和少数主席自己的学生（会议秘书），有两个并行的会议室进行分组讨论和特邀报告。

开幕式非常简单，大家集中在一个会议室里，主席介绍了组织会议的情况，很短的时间就结束，然后开始特邀和分组报告。主席还有一次较长发言，是在等待正式晚宴的时间里，详细介绍了系列会议的发展状况和对未来的展望，都是很个性化的。这里，我没有看到一个领导和非学者身份的人员出现，没有看到一个凑数的旁观者。但是，会议进行得非常顺利，氛围浓厚。

每天的特邀和分组报告穿插在一起，先特邀报告，然后分组报告。我也有幸当了一次分组报告的主席，算亲自体验了会议组织的一个环节。

回想自己参与组织会议的那些经历（很多事情不是我可以决定和控制的，只是听命，也不算体现了自己的想法），真是感慨啊。

和一起来的同事合计了一下，决定在适当的某个时间来争取这个会议的主办，还是在我们学校，但一定真正打造一个国际风格的国际学术会议，让无关的人走开，让学术交流是主流的，是轻松的。

关于会议的级别，某个澳洲来的专家抱怨了一下，说：在澳洲的某个权威list里，这个会议不是A、B、C三级中的会议，在澳洲都不认的。连学生都很难来申请参加这个会议。

当然，国际学术会议是不是太多太滥，这是另外一个话题，本文仅仅探讨会务组织，而不是程序组织，如何保证会议质量，这个难度和保证期刊质量也差不多。

我个人倾向于把会议当成是学者的社交圈之一，没有会议，不同学者怎么好形成一个国际化的圈子来交流学术思想呢？君不见某些会议就是一些相对固定的学者活跃和联系的场所和途径吗？既然如此，让我们都主动落入一些自己喜欢的高质量的“圈套”吧，这一定是要去开会才能达到目的的。

这次会议见到不少外国学生出境参会，包括韩国、印度、墨西哥等，心挺酸的。什么时候中国学生才能大量出现在国际学术交流舞台呢？

我对同事说，回去一定建议学校不要给会议文章发奖励了，多的老师可以一年拿到数万奖金，却可能不怎么去开会，完全没有发挥作用。这些奖励应该纳入鼓励参会的会议基金里，让这些老师只有出境开会才能得到路费资助，而不开会就不能拿到奖励的钱。同样，这样的鼓励政策可以对优秀的学生适当适用。但不能推论这样的建议能否被采纳和实施，呵，不在管理范围内。此乃后话。

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