在一个项目的推进过程中会产生大量的文档，如果对这些文档进行有效的组织与管理，它们可以完整记录从立项到完成的整个过程。这对于项目团队来说，无疑是笔宝贵的财富。但很多时候，文档管理在项目中并未受到应有的重视，等到发现它的重要性时，往往已经是各个时期的文档满天飞，无从整理了。

现在，越来越多的公司开始使用工具管理文档，从项目一开始就创建一个架构清晰、方便管理的文档库，有效保证了后续工作的进行。那么，一个优秀的文档管理工具应该具有哪些特性呢？

l  易存取

文档管理的第一步就是建立文档库，它首先应该是易于存储的。成员可以快速将各种格式的文件存入文档库中，与全团队共享。有些管理工具除了支持文件上传外，还有自己的编辑器，可让用户在平台中即时创建与编辑页面（“页面”区别于各种文件，它可以在平台中被直接显示和编辑）。这样，大大提高了信息分享的便捷性。

用户在文档库中看到自己需要的资料时，应能方便的把它下载到本地。另外，将批量资料“导出”也是一个必不可少的功能，方便用户将重要资料备份。

l  易组织

项目中众多的规划文档、文献以及各个阶段产生的数据文件、资料、笔记和总结，种类繁多，一旦组织不善，则让人无从查找。文档库可由多人共同维护，将文档按文件夹或者标签的方式进行整理。这两种方法各有优缺点：文件夹可以使文档结构清晰，但是当文档数量较多时不好查找，且分类单一不够灵活；标签可以让文档不必局限于一种分类，多维度管理，但是需要大家养成打标签的习惯。有的管理工具可以将两种方式很好的结合起来，既用标签将文档分类，又可以将一些关联性强的文档建成文件夹方便查找。

l  易更新

多人协作的过程中，文档如果在邮件甚至是聊天工具中传来传去，容易让人弄不清哪个版本是最新的，造成不必要的失误。文档库可以帮助团队完成版本控制，让文档随时保持同步。当用户对文档做出修改之后，文档库将其保存为一个新的版本。文档的所有历史版本都可以在文档库中找到，而且还可以查看各个版本之间的差异。优秀的版本控制，可以完整记录一个文档的形成过程。不管多久之前的项目，通过对文档变化的追踪，项目组可以很清晰的看到整个项目完成的过程。

以上是一个优秀的文档管理工具应该具备的最基本特性。随着软件行业的发展，如今已经有很多具有各式各样特色的文档管理工具出现。相信项目经理们经过仔细对比，可以选择一种最适合自己的文档库管理方法。在这里，我推荐一款免费的文档协作与管理工具--科研在线文档库（http://ddl.escience.cn ）。它由中国科学院计算机网络信息中心承担建设和服务，是一个优秀的面向团队的云服务平台。有需求的用户，不妨试一下。