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IT咨询的几种能力与自我提升
能力一、主持访谈的能力
向一个人提问不是一件容易的事情,需要对被访者充满尊重和善意,访谈必须遵守的规则
准备访谈
1.确定访谈主题
2.列出所要涉及的访谈要点
3.对所有问题按轻重缓急进行分类,在此基础上制定访谈计划
4.选好访谈对象:掌握信息的人、有决定权的人、有影响力的人
5.与被访者进行预约,告知访谈的目的、持续时间、地点和你的联系方法
进行访谈
1. 选择最合适的时间,以免过多地影响对方的工作
2. 在对方工作的地方进行访谈
3. 访谈时间不要超过2小时
4. 自我介绍,并再次说明访谈的目的
5.请对方作自我介绍、说明其职位
6.按预先指定的计划进行访谈,对对方的发言做好记录
7.对不清楚的地方或需要详细说明的地方进行复述
8.访谈结束时作一个简要的综述,以确保没有遗漏或误解
9.结束访谈并致谢
访谈之后
1.撰写访谈报告,分清哪些是对方的语录,哪些是自己的理解
2.让被访者确认访谈报告
3.将所收集的信息交叉确认
·建议
✧访谈计划不是一成不变的框框,要善于突破计划的框架接受被访者主动说出的重要信息
✧访谈中要主动,要及时分析对方给出的信息以调整提问方向
✧时候也作了进一步检验?
能力二、主持会议的能力
会议是一种沟通工具,它可以促进信息流通用集体智慧为问题寻求解决方案并作决定
准备会议
1.确定会议的TOP
Theme :主题
Objectif:目标
Plan:计划
2.确定与会者名单及会议时间和地点
3.作好各类后勤准备(纸版、投影仪等)
主持会议
1.按时开会
2.在纸版上写明会议的主题、目标、计划以及持续时间
3.方便工作的进展
4.方便与会这之间的交流
5.方便与会者的参与
6.平衡会议支持人和与会者的发言时间
7.发言离题时应及时将其拉回到主题上来
8.会议间要做一些阶段性的复述和小结
9.时常提示会议主题
10.会议结束时总结会议要点并明确会议的后续工作
11.取保对会议的跟踪
12.对会议(TOP的遵守情况、与会者的选择等)进行简短的分析?
13.整理好会议纪要:(会议主题和目标、与会人员、所作的决定、下次会议的要点等〕,将整理好的纪要及时发布
14.跟踪会议决定的执行以及会议期间要求的信息的收集
·建议
✧在安静的屋子内开会
✧会议超过两小时应考虑中间休息
✧会议主持人不要表态,让与会者自由表达,应采取主动倾听的态度,复述发言者的思想,综合不同观点,以提问方式让发言人把隐藏的信息明确表达出来
✧始终与整个小组而不是一个接一个地与单个与会者工作
能力三、掌握专业文档编写的规则
书面交流(幻灯片、报告)需要让人读懂,因此要遵守行业内的特殊规则书面交流的目的不仅是传达信息,而且也是培训、鼓动、让人记住、使人产生行动的动机
能力四、口头表达
口头表达面对的听众可能人数众多,其中有人可能怀有敌意,有人可能身居高位要在这样的听众面前自如地表达,必须掌握一定的口头表达的规则
1.演讲准备
了解听众的人员构成,他们的期待、语言特点、心理状态等等
确定演讲的目标
汇总所要转达的信息并将其归类
准备好讲稿
2.引言部分
介绍一个结构严谨、内容均衡的演讲框架(2~3个主要部分,每个部分分2~3个小部分)
引言部分结束时应将演讲框架突出地演示出来,并在每次更换章节时回顾总的框架
一开始就要吸引听众
3.表达主题
注意口头表述的质量(声调、节奏,)
变换姿态和位置
控制自己的发言(使用案例、图表、幽默)
控制内容,不要淹没在细节中以避免具体的技术问题
要表现出建设性的批评精神(分析利弊)和务实精神
要借助有说服力的数据和有意义的问题(用途、成本)
4.结束演讲
对演讲进行总结,必要时介绍一下后续事宜
向听众致谢
·建议:
✧最后要留出问答时间
✧在重要问题上不要模棱两可
✧时常复述演讲内容
✧避免念讲稿,使用框图
能力五、图表的使用
图表以斥诸视觉的方式将数据表现出来,从而使之更有说服力它可以方便对可以量化的现象进行理解
1.最常用的三中图表
用直方图对不同类别进行数量比较
用圆饼图表示比率(份额)
用曲线表示趋势
2.另两类图表可以将信息以更复杂的形式表现出来
PARETO图
累计输入输出图可以用来很直观地表现出某部门工作量的变化,以及早准备相应的资源,控制和保证工期
能力六、主持培训
给一组人进行培训,需要:从知识、技能和行为三个方面确定培训起点;将小组推向项目所预期的变更目标
主讲培训课程最好能做到:
开讲前:
1.确定具体要求(参加人员的需求、企业需求、总体目标、期待的结果、参加人员的能力)
2.设计培训(教学目的、方法、时间长短、详细内容、培训师、培训指南、学员讲义、日期、地点、费用)
3.向学员讲明培训目的及内容,以方便他们的参与
4.向每个学员发出邀请
开始培训时:
1.迎接学员(介绍场地、培训师、让学员自我介绍)
2.介绍作息时间、规则、讲义等
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