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校对论文清样的注意事项 精选

已有 10496 次阅读 2022-5-19 09:31 |个人分类:科研论文|系统分类:论文交流

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论文被学术刊物的编辑接收后,出版社会联系作者在线填写版权转移文件。之后,作者会收到出版社提供的论文清样。校对清样有什么注意事项?

拿到电子版的清样后,首先可以将清样打印出来,并整体通读一遍,看看能否找出明显的错误。一旦找出错误,那么用红笔在清样上做标记或者修改。如果不确定是否是错误,那么也要在清样上做好标记,稍后再进行核对。

在通读一遍的基础上,放慢速度,仔仔细细读一遍。比如:看看正文中提到“图几”时写的内容和罗列在论文中真正的“图几”是否对应;看看图有没有错误;看看参考文献有没有错误。有时候,学术期刊的技术编辑在制作论文清样时,会对文字进行编辑,这时候有可能会产生错误。

然后,再从头到尾仔细地校对一遍,把查到的错误记录在清样上。

最后,根据学术期刊的要求,把勘误工整地标记在重新打印好的论文清样上,发给出版社;或者在清样的PDF文档上标出需要修改的内容;或者在校对清样的网上系统中,就像操作WORD软件那样修改文字或者给出批注。

要注意的是:校对清样是作者在论文正式发表前的最后一道工序,必须认真。大多数学术刊物只给作者一次校对清样的机会。这就意味着,如果你发现论文清样中存在着错误,那么应该在这一次校对清样的过程中进行修订,而不能在把清样校对的结果提交给编辑部之后要求二次校对清样。

第二,校对清样的要求是“小规模”,且只能修改必须修改的错误,而不能“兜底翻”把论文整体都修改了。校对清样时,不适合在论文中加入新的实验数据(图表),也不适合加入大段讨论。如果作者在校对清样时要求加入新的实验数据或者试图加入大段讨论,那么制作清样的技术编辑会把这个情况告诉原先负责送审这篇论文的期刊编辑,这会延迟论文的出版,也会给作者、编辑、出版社三方都造成不便。还有一个忌讳是在校对清样时调换作者的次序、增减作者名字、调换通讯作者。

第三,论文的第一作者是研究生,因此导师在收到清样时,很可能把已经下载的清样甚至下载、修改清样的网页链接发给研究生,让研究生帮忙校清样。这时候要注意:研究生在校对清样的同时或者之后,导师也需要校对清样,以降低错误发生率。于是,研究生在校对清样之后,应及时把校对的结果反馈给导师,让导师决定最后是否按照研究生的修订意见来修订清样,而不可以还没有等到导师的最终决断,就直接把清样的修订发给编辑部,除非导师和研究生事先约定这样做是可以的。

第四,论文发表有一定的时间要求,有的学术期刊要求作者在收到清样后48小时之内就返回修订意见。如果作者在规定的时间内没有把修订意见反馈给出版社的话,那么出版社大概率还是会联系作者,提醒作者校订清样。



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