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[转载]发邮件的礼仪汇总---让优秀成为习惯
热度 1 robinmartin 2012-12-5 18:26
【 以下文字转载自 lily bbs SCDA 讨论区 】 【 原文由 ToBeGreat 所发表 】 发邮件的礼仪汇总---让优秀成为习惯 【关于主题】 主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短 短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。 1.一定不要空白标题,这是最失礼的。 2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题。 3.. 最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因 为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。 4. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。 也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!” 5.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理 6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但 应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 7.回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。 8、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出 前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。 【关于称呼与问候】 1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的 ,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的 “x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名 也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。【关于格式,称呼是第一行顶格写】 2. Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼 换行空两格写。 结尾常见的写个Best Regards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊 长应使用“此致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“ 此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对 方也能平静的看待 【正文】 1. Email正文要简明扼要,行文通顺 若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名是必须 通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要 功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别人不知道你是谁 还得拉到最后看。但也不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明 。 Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍, 然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的 语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。 2. 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰 当的语气进行论述,以免引起对方不适。 尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人,因此对别 人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训! 3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。 如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段 落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。 5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查 这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打 开; 如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。 6. 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提 示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。 7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合 图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。 8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻 Business Email 不是你的情书,所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调 出一定的轻松气氛的场合,比如现在-:) 【 附件】 1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理 3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时 4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件(压缩格式) 5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用 6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。 【语言的选择和汉字编码】 1. 只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍 人士,应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文交流 ,由于存在中文编码的问题,你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 2. 尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对 方发英文邮件给你,也不要老土的用中文回复。 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收 件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。 4. 选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana 或 Arial 字型,字号用五号或10号字 即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。 不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。 不要为突出内容而将字号设置过大,拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小,费神又 伤眼睛。 【结尾签名】 每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从 发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。 1. 签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传 真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面 ,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。 引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号 。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。 2. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签 名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般 应选择比正文字体小一些。 【回复技巧】 1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的 尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定 时间处理,但一般不要超过24小时。 如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说”收到了,我们正在 处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应, 哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。 2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单 的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资 源。 3. 回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等 字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。 4. 不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时 应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致 邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出 有用信息。 5.要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体) 如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replay all,让大家都知道;不要让 对方帮你完成这件事情 。 如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不 要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向 上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前,要三思而行! 6. 主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以 下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。 【正确使用发送,抄送,密送】 要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人) 1. To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。 2. 而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人 有建议,当然可以回Email。 3. 而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。 4.TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低 或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象! 5.只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源 6、转发邮件要突出信息 在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息。除此之外,转发敏感或者机密 信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息。不要将RE了几十层 的邮件发给他人,让人摸不着头脑。 不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。
个人分类: 习惯决定成绩|261 次阅读|1 个评论
[转载]Judges for the Student Poster Competition
geneculture 2012-10-16 18:13
[转载]Judges for the Student Poster Competition
---- 转发的邮件 ----- 发件人: " meetings@aaas.org " meetings@aaas.org 收件人: AAAS Meetings meetings@aaas.org 发送日期: 2012年10月16日, 星期二, 上午 3:33 主题: 2013 AAAS Annual Meeting in Boston - Get Involved Dear Colleague: The full program schedule for the 2013 AAAS Annual Meeting in Boston is now online . Browse the details for more than 150 scientific sessions, career development workshops, and plenary and topical speakers. We wanted to alert you and your community of the opportunities to be an integral part of this meeting. Those who participate receive free or deeply discounted registration rates Last Call: Poster Submissions Due 24 October The deadline for submitting abstracts to the General Poster Session and Student Poster Competition is quickly approaching. Submit online now. Judges for the Student Poster Competition We are seeking scientists, engineers, professors, and other professionals to judge the Student Poster Competition. Poster judges receive a deeply discounted meeting registration rate ($110) and have the opportunity to connect with colleagues from across the nation and around the world. Moreover, they help mentor the next generation of scientists and engineers. The judging is broken down into two sessions on Saturday, 16 February (1 p.m.-3 p.m. and 3 p.m.-5 p.m.). To sign up to be a poster judge, please complete the Poster Judge Expertise Form. Student Session Aides Student Session Aides receive free meeting registration and are assigned as volunteers to sessions that are related to their studies or of interest to them. They will have the opportunity to listen to and meet leading scientists, educators, government leaders, and media personalities. Students who volunteer for 16 hours also receive a free year-long subscription to Science . Please let interested students know that Student Session Aide registration is online now. We appreciate you spreading the word to students and colleagues. To learn more about the meeting, visit www.aaas.org/meetings . If you have any questions, please contact us at 202-326-6480 or meetings@aaas.org . Kim Klyberg Meetings Assistant 2013 AAAS Annual Meeting 14-18 February . Boston, MA www.aaas.org/meetings #mailContentContainer .txt {height:auto;}
个人分类: Science|0 个评论
ESM没有诚信
热度 2 fanxh 2012-2-3 12:52
ESM没有诚信
哪位有我的ESM经历啊,1月15日寄出17日到长沙,到现在还没有送到收件人。多次查询让我等待,邮件下落不明。现在人不讲诚信,公司不讲信誉,现在连邮政也是这样,他代表的是政府啊,让老百姓相信哪位啊?
2620 次阅读|3 个评论
carbon copy (cc); Blind Carbon Copy (BCC)
chnfirst 2011-12-29 18:32
carbon paper 意为“复写纸” http://en.wikipedia.org/wiki/Carbon_paper http://baike.baidu.com/view/118361.htm http://baike.baidu.com/view/2919706.html?fromTaglist 电子邮件抄送 抄送,Carbon Copy,又简称为CC。在网络术语中,抄送就是将邮件同时发送给收信人以外的人,用户所写的邮件抄送一份给别人,对方可以看见该用户的 E-mail 。同收件人地址栏一样,不可以超过1024个字符。一般来说,使用"抄送"服务时,多人抄送的电子邮件地址使用";"分隔。 Blind Carbon Copy ,又称“盲抄送”,和抄送的唯一区别就是它能够让各个收件人无法查看到这封邮件同时还发送给了哪些人。密件抄送是个很实用的功能,假如你一次向成百上千位收件人发送邮件,最好采用密件抄送方式,这样一来可以保护各个收件人的地址不被其他人轻易获得,二来可以使收件人节省下收取大量抄送的 E-mail 地址的时间。 http://zhidao.baidu.com/question/80578266 在个人电脑网路及电子邮件不是那么方便流行的古早时代你可以把一张薄薄的黑色的"复写纸"(英文叫"carbon paper"或"炭纸")夹在两张白纸中间这样你只要在上层的白纸写字或用打字机(typewriter)把字打在这张纸的上面这些字就会经由carbon paper复制到压在它下面的白纸上面(可参考以下图示)这就是"carbon copying " or "carbon copy"的由来简称"cc" cc’ed是个过去式,,就是说 我已经copy他了~ I am cc’ing him on this email so that you can see his updated contact information. 职场应用   在职场中,当需要把文件或信息传达给其他人时,固然要抄送到每位,但别忘了要抄送到主管上级、老板那里,虽然他可能根本没有时间看,但这种“以资证明”的行为不可缺少。尤其是你想表扬你的下属或团队的时候,这种抄送更是比表扬本身还重要。   不要把密件抄送当成法宝来避开那些被抄送的人,如果你不想让别人知道你“送”过谁,那最好根本就别“送”!   在职场中,善用“抄送”,是职场人士防范风险、邀功诿过、 立于不败之地 重要法宝,抄送可实现功能如下:   1.作秀。芝麻大点的事情也要CC给老板,甚至老板的老板,你看,这件事情是我做成的,我多了不起。   2.转嫁责任。CC给你的邮件,你怎么不好好看,就是让你负责了呀,出了事情就算你的。反正不管我的事。   3.羞辱当事人。对你不满,我一个人骂你还不过瘾,非要全公司的人都知道到底发生了什么,寒碜死你。   4.告状。对你不满,发给你一个还不算,我还要CC给老板,打你小报告,BCC的人就更别提了,死了都不知道怎么死的,暗箭难防呀。   5.拉垫背的。这一条和第二条相仿,无非就是,我CC给某某人了,我以为他会全权处理。   6.拉帮结派。上次的邮件我可是冒死BCC给你了,这些消息现在可还是保密的,我就告诉你一个人了。。。你可别相信,其实地球人都知道了,大多数情况下他已经BCC给很多人了。   7.留证据。这一条一般是为了应付老板,老板每天成百上千封邮件,很可能哪一封忽略了或丢失了,事隔几日他又忽然想来了,此时找你理论,“某某项目的邮件你怎么还没有给我呀”,这个时候CC可就成了你的保护伞了,“不会吧,老板,我早在XX日就发给你了,小张可以作证,我也CC给他了。。。”这一条的罪状是,公司缺乏起码的信任,大家为了防范只好用CC自我保护。
个人分类: 学习、语言|2 次阅读|0 个评论
感谢武夷山教授对我们科研工作的指导
热度 1 xupeiyang 2011-5-23 22:10
基于文献计量的医学科技人才评价初步研究 许培扬,杜建,张玢,王敏,张燕舞 完成单位: ISTIC-THOMSON REUTERS 科学计量学联合实验室; 中国医学科学院医学信息研究所 全文待发表 http://blog.sciencenet.cn/home.php?mod=spaceuid=280034do=blogid=447115 杜建和课题组各位好。 我请武夷山教授审阅了我们的《研究报告》,希望你们认真学习和理解他的意见和建议。杜建武夷山会议回来后我们再讨论。 许老师 -------- 转发邮件信息 -------- 发件人:wuyishan wuyishan@istic.ac.cn 发送日期:2011-05-23 21:29:45 收件人:xupeiyang 13901205407@vip.163.com 主题:Re:请您审阅指导研究报告终稿2011-5-23 许老师: 粗粗看了一下。我个人认为,报告完成得不错。下面讨论几点: 1. “本着鼓励学者向高影响因子期刊投稿的原则,我们仍然将其影响因子与该学者所从事的学科领域的基线数据做对比来确定该期刊的分区。” 这样做对从事跨学科研究者是个打击。对于在其他专业发表论文,就用那个专业的基线好了,这样才合理。总的说来,学术上的跨界者( Boundary Crosser )是太少了,不是太多了,中国尤其少。 2. 今后若有机会,希望你们讨论以下问题。 在国外,有人研究过论文-专利双高产的作者。那么,有没有英文论文和中文论文双高产的医学科研人员?他们的中、英文论文是否都高被引?这类科研人员具有什么特征?由于很多中文期刊都抱怨优秀论文外流,做这样一个实证研究很有必要,看看是否发英文论文多的就不发中文论文了。 对于双高作者(值得鼓励的类型),怎么评价好? 3 、有没有医学某专业公认的优秀期刊名单(工商管理有这样的 Journal List )?这些名单上的期刊与按 IF 排列的期刊是否一致?对于二者不一致的专业,是按 IF 确定的优秀期刊来评价呢,还是按照业内专家有共识的优秀期刊来评价? 仅供参考。 有愿意来从事全时博士后研究的,我肯定欢迎。已经报名者都是打算在职做博士后的,这就帮不了我们太大的忙。 祝好! 武夷山 xupeiyang 写: 武教授,您好。 ISTIC-THOMSON REUTERS 科学计量学联合实验室资助我所的研究课题“基于文献计量的医学科技人才评价初步研究”,《研究报告》 请您在百忙之中给予审阅指导,十分感谢。 《研究报告》见附件。 全文待发表 http://blog.sciencenet.cn/home.php?mod=spaceuid=280034do=blogid=447115 许培扬
个人分类: 信息分析|4676 次阅读|2 个评论
[转载]The Scientist 2011年1月21日 01:36 (星期五)
xupeiyang 2011-1-21 07:12
Frisky mice produce fertile sons When mice mate with multiple partners, their male offspring evolve higher quality sperm By Kelly Rae Chi Interfering with cancer MicroRNAs may drive the development of leukemia By Katherine Hyde and Paul Liu Top 7 From F1000 A snapshot of the highest-ranked articles from a 30-day period on Faculty of 1000 By The Scientist Staff Politik What roles do social media and F1000 play in primary lit review? By Richard P. Grant Amoeba agriculture Some slime molds transport and farm the bacteria they eat By Megan Scudellari Opinion: Can viruses kill cancer? The future of cancer clinical trials may rest with oncolytic viruses By Douglas W. Loe Watt fun! Fiona Watt probes stem cells to determine the genes and molecules that direct them to differentiate or contribute to cancer By Karen Hopkin News in a nutshell Money for fraud; more regulations needed for institutional COI; students killed in Colombia By Jef Akst Friends of a feather Do our genes influence who we choose as comrades? By Vanessa Schipani Top 7 in genetics and genomics A snapshot of the most highly ranked articles in genetics and genomics, from Faculty of 1000 By Bob Grant The mindless machine, circa 1664 Though many of Renˆ Descartes' theories about visual perception were vastly off target, he did occasionally get it right By Vanessa Schipani Garage innovation The potential costs of regulating synthetic biology must be counted against putative benefits By Rob Carlson Editor's choice in developmental biology In addition to its role in cancer, the oncogene protein Myc acts in differentiation and cytoskeletal organization By Richard P. Grant
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关于OUTLOOK2003回复和转发时的一些问题
pinglime 2011-1-18 13:56
在收到邮件进行回复或转发时,原邮件主题前会加上“答复:”的中文说明,在 引用 的原邮件前也有:发件人:发送 时间 :收件人:抄送:主题 :这样的中文说明。 5,我需要的效果是:在回复或转发时,原邮件的所有说明为英文 比如:From:To:Cc:Sent:Subject:等,包括原邮件主题前为:Re:或Fw:。而不是中文的。 6,请问该如何解决这个问题? 方法: 工具——选项——邮件格式——国际选项——“回复和转发时,邮件头使用英文”。
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