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您的哪些知识需要管理?
outcrop 2010-7-6 02:34
正在琢磨个人知识管理系统,希望从个人知识管理出发,踏实的做好更多的知识管理。 个人知识中,可能需要管理的有: 论文。 个人信息。通讯录、纪念日等。 网页。 邮件。 网址。 聊天记录。 记录。日记,工作记录等。 各类文本文件。 项目申报书、电子文档等。 排名不分先后,欢迎补充。
个人分类: 个人知识管理|4319 次阅读|1 个评论
一个简单的个人知识管理系统
热度 1 outcrop 2010-6-22 00:30
上次提到《 个人知识管理的一些思路与实现 》,今天就把实现的效果图放出来,有兴趣的老师同学们看图,不赘述: 网页抓取效果图 选择需要保存的文章内容,鼠标右键发送即可,自动进入编辑页面,并将选择内容复制到编辑器中 编辑器 和科学网一样,用的是所见即所得的FCKeditor作为编辑器,稍微做了一些修改,前面选择的内容会自动到编辑器: 编辑历史 wiki风格的编辑历史,便于观测自我的研究路线,以及保存历史思维 搜索 细心的朋友会发现搜索中还对PDF文件进行了搜索,是的,是这样的。 整个系统已经正常运行了一段时间,存了不少科学网的好文章,还剩下一些细化以及完善的工作。
个人分类: 个人知识管理|5698 次阅读|6 个评论
个人知识管理、组织知识管理与社会知识管理
outcrop 2010-6-21 20:47
个人、组织以及的知识管理被研究的比较多,虽然具体的定义还有待商榷,但大家也大概知道各自管理的范畴。这里要特别说一下的是社会知识管理:这里所说的社会知识管理,简单的说,是对社会公开(开放)知识的管理,比如 wikipeadia ,可以成为一个社会知识库 。在组织知识与社会知识之间,还存在一个行业知识的范畴,但由于行业知识和社会知识相似性较高,暂时不单独提出。相对个人以及组织的知识管理,对社会知识管理的关注很有限,传统知识传播模式下,也不大方便对整个社会的公开书籍知识进行集中管理。但在互联网环境下,就有可能对整个社会的知识,做一个整合与管理。 一般的研究中,组织知识管理是研究的重点和热点,功利性也最强,这是因为以公司为代表的组织(团体),对知识管理的需求最为旺盛,一旦实现较好的知识管理,员工就具有更大的可替代性,公司也就占据较大的主动性。但组织知识管理面临的两大的瓶颈,首先是知识录入的积极性问题,甚至有人建议单独设立知识工程师以便专门录入知识;其次是对隐性知识的管理,一般认为,个人经验等不能用符号表述的知识,是不好管理的。排除商业宣传因素,个人认为整个实施过程中,实施组织知识管理的失败,很大一部分原因在于对个人知识管理的忽视。如果把知识作为知识工人生存资本的话,那么仅仅实施组织知识管理,将是对知识工人最后资本的剥夺,在知识获取方面,注定是双输结局。要成功的实施组织知识管理,首先应该鼓励个人知识管理,通过个人知识管理提升知识工人的自身能力,同时有限度的要求个人共享,才可能实现组织知识管理的双赢。 个人知识管理的关注度就远远低于组织知识管理,但可能是一个被忽视的重要领域。多数研究浅尝辄止,主要集中在个人知识管理方法上。身体力行去实践知识管理的实为少数,已读文献中只有陈光祚前辈亲手建立了自己的数字图书馆。个人知识管理工具方面,国内外现有较多的工具,各自重点用途不一。研究者更多偏向对已知工具的分析和利用,并未尝试或指导开发自己的工具;但开发现有工具的多为计算机专业人士,软件的开发以技术或市场驱动为主,不一定以知识管理为驱动。 关注社会知识管理的则更少,但国际上已经有了 Social K nowledge M anagement 这个词组。 过往的历史中,社会知识一直属于孤立、受控(统治阶级的某些控制)的扩散,但互联网环境会改变这一切。因此社会知识管理的意义在于,可以使现有公开知识产生最大化的社会效益。 互联网时代的社会知识管理,将是一件激动人心的事情,在理想的状态下,甚至可以取代很多现有的社会机构。目前比较有代表意义的是 wikipedia 这种开放知识库,但仅仅具备单纯的知识表达功能,离社会知识管理还有一定距离。 目前技术环境下,知识的表达、传播已经获得了极大的发展,下一步我们需要关注的应该是对知识的组织和利用。目前知识的检索与推理仍然存在着瓶颈,但随着语义网等技术的发展,相信知识经济的繁荣将离我们越来越近。你准备好了吗? 当然,所说的这些,都是理想状态下可能发生的:)。
个人分类: 个人知识管理|5503 次阅读|2 个评论
可用于个人知识管理的移动wiki系统(Desktop Wiki)
outcrop 2010-6-17 20:20
前些时候集成了一个Windows环境下基于Dokuwiki的桌面wiki系统,对wiki有所了解和喜好的朋友可以尝试下,据我了解应该是当前地球上资源消耗最小的一个基于PHP的桌面wiki系统。不了解wiki的朋友用起来可能不适应wiki语法,这也是为什么打算自己开发知识管理系统的原因。 Desktopwiki简介(就懒得翻译): Desktop Wiki is a wiki that runs in desktop environment(only in MS Windows currently), based on dokuwiki, PHP and nginx. The features of Desktop Wiki include: Portable wiki that can run anywhere, even in your USB stick. Full features of the excellent dokuwiki(Powerful wiki with flatfile, stable, multilanguages, etc). Low system resource cost thanks to nginx. And more for you to discover:). 下载地址: http://www.shareknow.cn/desktop_wiki 这个环境稍微修改下,可以安装使用Medaiwiki(重量级wiki系统)的SQLite版,不过中文搜索还需要hack下中文分词,有需要的朋友可以联系我。
个人分类: 个人知识管理|15394 次阅读|4 个评论
个人知识管理的一些思路与实现,欢迎讨论!
热度 1 outcrop 2010-6-17 01:44
最近在构建一套知识管理的小工具,然后尝试组合起来成为一套实验室知识管理的工具。技术实现细节这里就不多讨论,基本功能和思路零散的列出来, 希望有需要的朋友跟帖讨论完善,我会尽量在开发中满足您的需求 。轮廓: 基于Web的wiki形式知识管理。技术实现表现为,只用网页浏览器打开自己的知识库即可添加或编辑。所谓的wiki形式指的是每个知识可以记录编辑的历史记录和编辑原因,可以查看自己编辑的不同版本的编辑轨迹。 全文搜索。包括对标题和文章内容的全文搜索, 如果对语义搜索实现有想法的朋友,欢迎交流指导! 现存文件的搜索。主要是对现有参考文献等文档标题索引并搜索,文档标题索引后搜索速度肯定比windows自带搜索快,但不确定是否有必要实现这个功能来管理现有文献?此外还可以对DOC、PDF等文档进行全文搜索,但索引体积会更大,不知道这个需求大不大? 网页抓取与存储。当浏览到不错的网页,可以直接鼠标右键,进入编辑状态,编辑后存入知识库。 课题组(实验室)的知识管理与共享与交换。这是进一步的扩展,可能实现实验室(课题组)内部或者之间的知识交换。内部知识管理实现前面所列的个人知识管理功能不难,但不知道大家对这方面的功能有什么特殊要求? 跨平台。所有支持PHP的操作系统(FreeBSD、Mac、Linux、Windows等)理论上均可正常运行。 技术实现已基本解决,基于PHP、SQLite(MYSQL或PostgreSQL)、Codeigniter框架、FTS全文搜索(SQLite);Web Server为Nginx。 先大概列出这么多,欢迎您的讨论、补充与完善!
个人分类: 个人知识管理|6867 次阅读|11 个评论
为什么我不能
entropy 2008-8-7 09:11
我不能结果是这样的 点击: 2 评论 0 2008-08-07 09:05 发布者: xiaoxia76@yahoo.cn 有一个人在河边钓鱼,每当他钓到一条大鱼时,他就把它扔回河里,钓到小鱼时,他就留下来。一位过路人看到这个情况觉得很奇怪,就问他:为什么不要大鱼,只要小鱼呢?不料这个钓鱼者回答说:因为我家只有一口小锅,没有大锅呀! 根据专家的估计,77%的人不满意目前的工作,既然如此,我曾经问一些学员,为什么不去改变?为什么还重复着同样的生活?难道不知道重复旧的行为只能导致旧的结果吗?但是他们都会告诉我:没有办法、不可能。难道是真的是没有办法或者不可能吗? 问你一个问题:我们已经知道的范围比较大?还是不知道的范围比较大?答案当然是未知的范围比较大。既然是这样,那么当你说没有办法、不可能时,又代表什么呢? 它只是代表在你已知范围内的方法都已经试过没有效而已,对吗? 其实突破是完全有可能的,只要你能不断地突破已知的范围,进入到未知的领域,不达目的誓不罢休,不断地去寻找新的解决方法。 有 人不禁要问:那么到底要如何才能有效地突破呢?其实答案很简单,就是要让自己开始去做一些你过去没有做过的事情、你过去不敢做的事情,这才叫突破!如 果你还在你已知的范围内、你熟悉的领域里打转的话,又怎么能够产生新的结果呢?别忘了:重复旧的行为只能得到旧的结果!还记得精神病人的定义吧。 在人生中的其他事也一样,没有办法只是说我们已知范围内的方法已经用尽,只要我们能够不断地去尝试新的事物、新的机会、新的方法,不断地去突破自我、改变自我,永远都没有没有办法,不可能这句话! 你 现在是否可以真的明白,面对你自己的幸福快乐永远都不说这三个字不可能!就像五百年前,你如果跟别人说,你坐上一个银灰色东西就可以飞上天;你拿 出一个黑色的小盒子就能够跟远在千里之外的朋友说话;打开一个方柜子就能看到世界各地发生的事情,他们也同样会告诉你不可能,对吗?如今不是 都已变成了现实吗? 我始终坚信:每个人都是可以成功的,而关键在于能否驱除这些限制性的信念!人生当中没有什么可以限制得了自己,如果你能朝着目标不断尝试,永不放弃! 让不可能安息吧! 最后,我与大家分享一件有趣的故事:有一位老师名叫汤娜,她是美国密西根小学的资深老师,再过两年便要退休了。她志愿参加了一个全市教职员的在职训练。这 个训练主要是借着一些表达的方式来鼓励学生,坚强信心,进而爱惜自己的生命。汤娜的工作则是借着参与训练进而将这些理念实现。 那一天,汤娜在课堂上叫所有的同学在纸上写下自己认为做不到的所有事情。每个学生都乖乖地坐在位子上,绞尽脑汁在纸上写着。 班上的每个人都在纸上写下了他们所不能做到的事。诸如: 我没法做30次的仰卧起坐。 我发球无法超过前边的球网。 我不能只吃一块饼干就停止。 整个活动令人好奇,汤娜在讲台边坐下来,写道:我无法让约翰的母亲来参加家长会、我无法不用体罚好好管教亚伦。 我相信,很多人都会反对老师让学生如此专注于消极的一面,而不去看积极的那一面,诸如:我能做这一类的。但是我们不妨先忍耐一下,看看她们到底是在干什么? 同学们大约又写了10分钟。大部分写满了一整张纸,甚至有人开始写下页。 汤娜告诉学生,完成现在写的这一张,并提示学生将纸对折,交到前面来。学生依次来到老师的桌子前,把纸张投入一个空的鞋盒内。 把所有学生的纸张收齐之后,汤娜把自己的也投进去。她把盘子盖上,塞在腋下,带头走出教室,沿着走廊。学生跟着老师走了出去。 走到一半,整个行列停了下来。汤娜进入门卫室,找铁铲、铁锹。她一手拿着盒子,另一手拿着铁锹,带领大家到运动场最远的角落,大家开始挖了起来。 原来,他们打算埋葬我不能。整个挖掘过程历时20分钟,因为每个孩子要轮流挖。直到洞有三尺深的时候,他们将盒子放进去,并用泥土把盒子完全埋葬。 31个十多岁的小孩,围绕着这刚刚埋好的墓地,里面埋着所有每一个力不能胜的事情,这些都深深地埋藏在三尺的泥土下。 此时汤娜开口了:同学们,现在手牵手,低头默哀。同学们很快地手牵手围绕墓地成了一个圆圈,低下头来等待,汤娜则念出一段悼词。 各位同学,今天很荣幸能邀请各位来参加我不能先生的葬礼。他在世的时候,参与我们的生命,甚至比任何人影响我们还深。他的名字,我们几乎天天挂在嘴边,出现在各种场合:如工厂、学校、市政府、议会、甚至白宫。 现在,希望我不能先生能平静安息,并为他立下墓碑,上面刻着墓志铭。死者已矣、来者可追,希望您的弟兄姊妹:我可以和我愿意能继承您的事业。虽然他们不如您来得有名、有影响力。如果您地下有知,请帮助他们,让他们对世界更有影响力。 愿我不能先生安息,也希望他的死能鼓励更多人站起来,向前迈进。阿门! 听完这段悼词之后,我想同学们是永远不会忘记这一天的。这个活动是这样具有象征性,这样意义深远。 这个特别的正面鼓励将深刻在每个孩子的心灵上。 写上我不能,埋葬它、聆听悼词。老师完成了大部分的活动,但现在还没结束。她带领学生回到教室。大家一齐吃饼干、爆米花、果汁,庆祝他们越过了我不能的心结。汤娜则用纸剪下墓碑形状,上面写着我不能,中间加上安息吧!再把日期填上。 这个纸墓碑挂在汤娜的教室里。每当有学生无意说出:我不能这句话的时候,汤娜只要指着这个象征死亡的标志。孩子们便会想起我不能已经死了,进而想出积极的解决方法。 这个事件对你有什么启发吗? 当你或你身边的朋友无意中又说起我不能的时候,请别忘了提醒一下:我不能先生已经死了! 谢谢作者,我找到了一直思考的一个问题的答案 。 http://www.feiniaoji.com/article/gaibian_ziji_shenghuo_rensheng.shtml
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做个时间管理的高手
entropy 2008-6-29 10:42
http://blog.csdn.net/r1sunzh/archive/2007/12/24/1964870.aspx 我的《时间管理》培训通常是用李宗盛的《忙与盲》这首歌来欢迎每一位入场的学员的:   曾有一次晚餐和一张床,在什么时间地点和哪个对象,我已经遗忘,我已经遗忘生活是肥皂香水,眼影唇膏。   许多的电话在响,许多的事要备忘。许多的门与抽屉,开了又关,关了又开,如此的慌张。   我来来往往,我匆匆忙忙,从一个方向到另一个方向。   忙忙忙,忙忙忙,忙是为了自己的理想,还是为了不让别人失望?   盲盲盲,盲盲盲,盲得已经没有主张,盲得已经失去方向。   忙忙忙,盲盲盲,忙得分不清欢喜和忧伤,忙得没有时间痛哭一场!   培训一开始,我会问大家:   你忙吗?   要是忙的话,能有多忙?   忙得有目的吗?还是瞎忙?   是忙得心力交瘁,还是忙而快乐着?   当然,我还一定会问:各位参加时间管理培训的期望是什么?   众说纷纭之后,我会请学员回答以下10个问题:   你是否曾:   1、在下班回家的路上突然想起今天还有一项工作没有完成?   2、给对方打电话,放下电话后突然意识到该说的事没说?   3、看到记在某张纸上的电话却不知是谁的,然后恶作剧地把电话打过去,听到对方自报姓名后马上把电话放下?   4、认为计划赶不上变化?   5、给对方递名片时,突然意识到仅剩的两张名片上还记着别人的联系信息?   6、记不清把信息记录在哪里了?   7、别人说你的桌子太乱?   8、想做一件事,比如健身或谈恋爱、与家人多在一起等,却总没开始或找不到时间做?   9、别人答应你一件事,过了期限后你才想起来?   10、忘记某个约会后,谎称自己生了病或亲属有病?   看你有多少个问题回答为是:   1、0个:没必要参加培训。   2、1-3个:你的时间管理很棒,但还有提高的余地。   3、4-7个:日子过得还不错,但你满足吗?   4、8-10个:祝贺你!你参加培训是来对了。   培训目标:   通过本次培训,学员应能够:   -说明时间管理的实质意义   -明确高效能人士的成功习惯   -制定人生7个方面的目标   -掌握时间管理的具体方法   内容概要:   单元一:时间管理的意义本末兼顾   单元二:时间管理的原则要事第一   单元三:时间管理的方法集中统筹   时间管理的意义:本末兼顾   时间管理的实质   很多人都认为,时间管理的意义在于让我们工作得更有效率。这确实是掌握时间管理技能的一大好处。然而,时间管理的本质并不如此。时间管理的根本是人生的自我管理。它应该是每个追求成功的人的必备素质。   那么,什么又是真正的成功呢?成功包含效能和效率两个方面。效能是指一个人是否在做正确的事,即是否确立了适合他自己的人生目标并为此行动:效率是指正确地做事,即在实现目标的过程中是否采取了正确的方法并行之有效。因此,时间管理不仅涉及效率,更要关注效能,才能真正体会到成功所带来的喜悦。效能为本,效率是末。   我相信,我们每个人都会或多或少地在内心深处探寻这样一个难解之谜:人活着到底是为了什么?我的人生价值何在?   既然效能为本,那么一个自然的问题是:你确立了适合自己的人生目标吗?很多学员正是带着如何确定人生目标这样的疑问来参加培训的。我们常常感叹:说起来容易,做起来难!所以,这个世界上成功的人并不多。我们都知道人活着应该有目标,这说起来确实容易;但到底怎样确立目标,什么样的目标才是正确的,这的确是个难题。   你的天赋才能与世界需求交叉的地方,那就是你的使命所在。亚里士多德其实很早就为我们指点了迷津。而遗憾的是,现实中人们所追求的,往往不是内心呼唤的自我,而是攀比与虚荣。这样得来的结果,只能是暂时的满足,更多的却是失落。你认识到自己真正的才能了吗?你知道这些才能如何满足世界的需求吗?你若想成功,就从回答这一问题开始吧,否则你很难体会到生命的意义。   当你找到了这个问题的答案,你就开始有了目标人生效能的起点。人生不是单一的色彩,而是万花筒。要实现目标,需要关照人生的各个方面,这就是你的人生之轮。   《高效能人士的7个习惯》的作者史蒂芬。柯维在研究并采访过大量的成功人士之后得出:真正成功的人注重人生各个方面的修炼。   练习:   -请为自己目前人生的7个方面从最满意到最不满意排序。   -你希望在哪些方面寻求大的发展?   -你为这几方面树立了目标吗?   你对人生7个方面的关照程度,将决定你人生效能的高低。   高效能(成功)人士的8个习惯   1、积极主动   2、以终为始   3、要事第一   4、双赢思维   5、知彼解己   6、统合综效   7、不断更新   8、找到心声   这8个习惯是史蒂芬。柯维博士在他两部经典著作《高效能人士的7个习惯》和《第8个习惯》中总结并倡导的。习惯1、2、3帮助你实现个人成功。习惯4、5、6和8帮助你实现人际关系和团队的成功。习惯7帮助你保持恒久的成功。这两本书值得我们每个人反复咀嚼、消化,从而化为行动。要想突破时间管理能力的瓶颈,这两本书是必读的。   8个习惯都与时间管理密切相关:   -习惯1和8要求树立正确的人生态度和时间观念。   -习惯2要求行动前要有目标,保证做正确的事。   -习惯3要求实现目标要有计划,保证正确地做事。   -习惯4、5、6说明与他人合作会更有效率。   -习惯7说明仅事业成功不代表人生的成功,时间管理要关照人生的各个方面。   8个习惯的养成,将会大大提升人生效能。效能提升之后,效率自然就成了你的关注点。   个人效率的11个方面   个人效率自我检测。请为自己的各项打分。如倾向左边的描述,分数应为1-5;如倾向右边的描述,分数应为6-10.   11项当中你分数偏低的项目,就是你时间管理效率方面需要提高的重点。   工作效率与个人效率。对于我们多数人来说,除了睡觉,生活的大部分时间都在工作中度过。一个人对工作的态度从很大程度上能反映其人生效能的高低。工作效率则往往代表了个人的生活效率。   影响一个人工作效率的原因主要有以下方面:   一、自身因素:如缺乏计划,时间观念不强,追求完美,不愿委托或授权等。   二、组织因素:如绩效管理等制度不健全,沟通不畅,文山会海等。   三、环境因素:如突发事件多,应酬多,同事时间观念不强等。   四、技术因素:如缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具等。   问题:影响你工作效率的因素是哪些?   你能改变组织和环境吗?   你一定能改变的是:你的自身因素以及找到适合自己的时间管理方法和工具。时间管理培训能够帮助你的也正是自身和技术两方面的因素。学习时间管理的意义。一、明确成功(效能)的真正含义。二、采取正确、有效率的方法和工具去实现成功。   时间管理的原则:要事第一   时间管理的一个经典游戏   桌上放有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不一的石头。其中一个容器中盛有一大半的细沙,另一个容器是空的。现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中,但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面,你会怎么做?   有的人会先把细沙全倒入空容器中,然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞进细沙,从而达到规定的条件。   可如果你先把所有的石头都放进空容器中,然后再倒入细沙,你会发现在摇一摇、抹一抹之后,轻而易举地就完成了任务。   在这个游戏中,容器象征着什么?细沙象征着什么?石头象征着什么?这个游戏又说明了什么?   容器象征着我们每个人有限的时间,不管是一天也好,或是一生也罢。细沙象征着那些每天纠缠着我们的似乎永远也忙不完的紧急的琐事。石头象征着关乎人生效能的大事。这个游戏说明,倘若我们总先忙琐事,那么很难成就大事。而如果我们能做到要事第一,那么处理起琐事来也会游刃有余。   事务四分类   事务依重要性与紧急性可分为四类:   我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。但不管怎样,我们在现实中却常常落入这样的俗套:首先处理那些紧急的事务,即首先关注细沙;等有了时间才想到那些石头,即重要的事务。重要性与目标有关,凡有价值,有利于实现目标的就是要事,而紧急之事往往对别人而非对自己重要。紧急且重要的事务:一定要减少当我们过多地或被迫处理紧急之事时,那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫,使我们陷入救火队员的模式之中,似乎永无宁日,也体会不到游刃有余的境界。   显而易见,要想减少这类事务的比例,平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。   紧急但不重要的事务:可以委托授权   我们为什么会感到忙而无功,原因往往在于我们把大量的时间都花在了这类事务上面。   主管临时派的某些活就可能属于这一类事务,对于主管来说重要,对于你只是紧急。这里帮助你实现人际关系和团队成功的高效能人士习惯4、5、6和8就会发挥作用了。倘若你的人际关系很差,或委托授权的能力欠缺,那你只能独自忍受这类事务。如果人缘好,就可以找人帮你来处理这类事务。   当然,委托或授权不是倒垃圾,不能让对方感到你是把自己不爱干的事推给他。高明的委托或授权,是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事,而又让被委托或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值,因为紧急之事往往对别人而非对自己重要。   如果你需要提高委托和授权的能力,建议你参加这方面的培训。   不紧急也不重要的事务:尽力去放弃   这类事务往往与你难于戒掉的习惯相关,譬如有求必应、沉迷于网游、泡吧等等。我们常说积习难改,改变习惯真得就那么难吗?   行为学的研究表明,如果坚持21天,你就很可能改变或养成一个新的习惯。当然,这21天,你需要经历如下过程。   1-15天:感到别扭   15-18天:可以自觉地去做了   18-20天:感觉做起来舒服   21天:变得自动了!   曾经有一位女学员听到这21天的说法后,按捺不住内心的激动,同我们分享她的经历。她说自己是个特别好吃的人,所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。她有一天立下志愿,吃东西时能做到双筷齐下,所以她开始练习用左手吃饭。开始两周真的很别扭,但过了两周后就开始有些习惯了,到了第三周,即差不多21天时,真的变得熟练自如了!现在只要一个人吃饭,她就能左右开弓!   习惯不一定难改,难的是坚持!   重要但不紧急的事务:需要我们最为重视!   这类事务就是你人生中的大石头!人生之轮中的7个方面都属于这类事务。你每天的生活,都应围绕它们来展开。这样一来,你生活和工作行事的优先顺序是不是就出来了呢?   时间管理的方法:集中统筹   目前常用的时间管理手段   -以富兰克林-柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具   -以Outlook和Lotus Notes为代表的电子工具   尽管电子工具是办公现代化的体现,但它时常并不像纸质工具那么方便。这里介绍的纸质工具(即下面要讲的效能效率年册),将以上两类代表性工具的精华浓缩其中。熟练运用这套工具,会大大彰显你的职业化水准。   以终为始,我们来这样做计划:   Goal by Year,每年设定目标   Review by Month (atleastQuarter),每月(至少每季度)反思回顾   Plan by Week,每周制定计划   Live by Day!过好每一天!   首先从目标开始。每年都要把你最重要的人生目标放在首位(GoalbyYear)。放下眼前的事,屏息静气凝神你的激情所在,这是世界最需要你为之奋斗的。柯维在其《第8个习惯》一书中写道:一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的,而不是发明出来的。譬如我自己,生活的经历让我发现影响他人是我的一大天赋才能,因此,培训便成为了我人生的一项使命。当然,我还有许多其他与影响他人的才能相关的梦想,这都是我的激情所在,那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。我2006年与此相关的最重要目标包括:让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益;通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工;让家庭实现崭新的过渡(儿子离开幼儿园要上小学,新居交房还需要装修)。   最重要的目标是你无论如何都要去拚力实现的。同时,你也不要忽视人生的其他方面。这就是说,一旦确定好最重要的目标,还需对人生的其他方面作出计划和安排。譬如,我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关,我就会考虑在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。   确立了目标,就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中(Plan by Week)。行动切忌闷头前行,不驻足反思。每个月,至少每个季度都应该对行动进行总结。这样,你才能真正领略到时下流行的一个说法:活在当下(Live by Day)的真谛!   每年年终,你是否能像孙悦唱得那样这一年总得说来高兴的事挺多。身体不错,工作不错,心情也不错?回首刚刚过去的2006年,我的心情还真不错!最重要的目标完成得不错,人生的其他方面也不错。每周都有计划,每个月都有反思,每天过得也都挺充实快乐。新的一年,我的使命还在延续,我的激情仍在燃烧,人生之轮依旧是指引我前进的方向盘。我相信,到了2007年底,我还会像那首歌唱的那样家人不错,朋友不错,自己也不错!   与时间管理工具相关的最重要的5个概念   以下5个概念可以涵盖人生中所有要做的事。效能效率年册帮助你管理这5个概念,也就是你要做的所有的事,从而将你的计划真正落实。这5个概念是:约见、活动、未来活动、对别人的承诺、别人给你的承诺。   约见:日期已经确定,有明确的开始时间,一般也有结束时间,如会议、约见、培训、接机等。   活动:日期也已经确定,但没有规定开始时间,优先度可由自己确定,如写报告、电话通知、发邮件等。   未来活动:未确定名确日期的一般为一周以后的约见或活动,如你今年年假何时休,怎么休还有待安排,这就算未来的活动。   对别人的承诺:不一定有开始时间,但成果交付有时间期限。如项目经理承担的工作。   别人的承诺:别人向你交付的成果有时间期限。   有人可能会问,人的死亡属于什么?正常来说,死亡应该是未来的活动。但如果一个人想自杀,并且确定好了日期和时间,就成了约见。上学也属于约见。开学有日期,放假也有日期;上学有时间,放学也有时间;入学有期限,毕业也有期限。   做梦是未来的活动;你想今晚做梦,那是活动;你想一睡着就做梦,那是约见。   人生中几乎所有的事都可以被这5个概念所涵盖。   时间管理体系的两个层面   -时间安排:每项工作活动发生的时间和所需要的时间。   -信息管理:与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。   时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统,应包括:   时间安排工具:日历,每日时间表,每日活动表,甘特图(项目管理工具)等。   信息管理工具:电脑硬盘档案,软盘、光盘档案,纸文件档案,电话、会见记录单等。   时间管理的具体方法   一、每年制定目标。   工具:人生之轮   二、每周制定计划。   工具:周计划   三、未来活动安排。   工具:日历(大概估计日期,填写在估计日期的月份)   四、约见、会议安排。   工具:日历   五、每天的安排。   工具:每日安排表(见附录一)。这一工具的特点:a)可以用A4纸自己拷贝;b)自己填写日期,灵活、经济;c)管理时间的维度全面周到,且一目了然。   -在每日下班前计划第二天的工作   -首先将日历中的约见、会议填入时间表(参考附录2)   -将活动按优先性分成A、B、C、D类   A类:紧急且重要   B类:重要但不紧急   C类:紧急但不重要   D类:不重要也不紧急   -估计每类活动应花的时间(参考附录3):   工作不是干了算,而是应该算了干!   对事讲效率,对人讲效果:谈事可以将时间卡得死一点,当涉及情感,人员发展等问题时,留的时间余地就要大一些。   -将活动穿插到约会的间隙内(附录2)   -第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整   -每天的工作安排应该:首先处理A、B类,然后是C类,努力完成D类,避免拖延   六、别人的承诺。   工具:每日安排表中别人的承诺部分。   譬如,当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时,你就可以直接填写一张该日期的每日安排表,并将责任人和要交付的任务记录在应交付的工作一栏中。到了该日期,这一记录就会给你提醒,从而省去你用脑子记忆的负担。   七、对别人的承诺。   工具:可能运用到以上所有工具。   因为你给别人的承诺,如项目管理,可能会包括约见,活动,未来活动和别人的承诺。   八、每个月,至少每季度要做反思回顾。   工具:成绩总结表。   九、集中统筹,将以上所有工具集中在一册中,形成自己的人生。   运用时间管理工具的好处   -工具帮你记忆,从而减轻心理、思想和头脑负担。好记性不如烂笔头!   -帮你轻松有序地完成任务,实现人生的各项目标。   怎样应对打扰   打扰的来源有5P:   一、People人:同事、上级。永远不要把客户当成是打扰,而是机会!   二、Phone电话。   三、Paper公文:信件、与自己无关的E-mail、文件、没用的名片等。   四、Personal自我打扰:开小差、与别人聊天、打私人电话等。   五、Peripheralvision视力所及的环境干扰:太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物等。   应对打扰的方式:   一、拒绝:不要有求必应,而要学会善意地拒绝。   二、推迟:帮助对方认清主次,适当推迟。   三、减少:为对方限时。   四、阻止:规定不受打扰的时间和情况。   要想避免打扰且不得罪人,就必须实践高效能人士的习惯4、5、6.   怎样应对人的打扰:   一、谁经常打扰?同他们沟通,说明自己的工作方式;同他们一起探讨如何做好时间管理。   二、经常因为何事打扰?如果无书面说明,制作出来,简明易懂;再因此受到打扰,先让对方自己阅读说明,不明白再来找你。   怎样应对电话打扰:   一、尽量设置留言电话。   二、不要一有电话就接,每天要有至少1小时的时间连续专注于重要但非紧急的工作。   三、可以留出一段时间回复电话。   怎样应对公文打扰:   一、公文的分类。活动性公文:需要你采取应对行动的公文。信息性公文:已处理完需要存档的公文。   问题:办公桌上的客户名片是什么公文?   答案:你如果需要这张名片马上与该客户联系,则此时该名片为活动性公文。联系过后,该名片就成了信息性公文。   二、电子邮件应按事务4分类的优先顺序处理。   三、办公桌上只留活动性公文,给信息性公文存档。   四、存档的原则。一般需要存档的文件是公司所有文件的10%;根据公司要求该存档的存档;无章可循的分批归档:过一段时间(一般为一个月)决定是否需存档;能用电子版存档,就不要用纸文档;需要经常用的文件,最好有纸文档;对存档的文件可注明销毁日期。   怎样应对自我打扰:   一、增强时间观念,应用时间管理方法管理好自己的时间。   二、当然,适当的自我打扰也是休息的一种方式,但千万不要因此而打扰了别人。   怎样应对周围环境的打扰:   一、改善时间管理的第一项切实工作是整理你的办公桌。这像你的办公桌吗?   *活动性公文是否放在来件篮和发件篮中?   *电脑屏幕周围还贴有用于提醒的黄签纸(即时贴)吗?   *信息性公文是否还在桌面上?   *哪些信息性文件需存档?哪些需扔掉?   *哪些需保留一段时间再决定是否存档?有地方保留这些文件吗?   *名片是否分类易找?   *办公室、桌面是否成了周围环境干扰?   二、职业化的办公桌干净整洁,一般具备以下核心物品就够了:电话、电脑、常用文具、活动性文件(来件篮、发件篮)、效能效率年册。问题:   1)回顾你的人生之轮需要发展的方面。你如何针对这些方面采取行动?   2)回顾个人效率的11个方面中你的薄弱环节,现在准备如何提高?   3)你在时间管理上还有哪些独到的经验值得今后借鉴? 来源:中国人力资源网
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