私营企业可以动员工人事档案吗？

【咨询问题】X X市国家软件产业基地某XX网络技术有限公司X X 老板，员工合同到期，不办离职手续，不结工资，员工去监察大队投诉，老板竟然去找员工档案，想记一笔。请问私营企业老板有权动员工档案吗? 

   一、哪些机构可以存放人事档案

我们都知道大型国有企业都有存放和管理员工人事档案的权利，但是很多私企都没有人事档案管理权，那么私企员工的人事档案该放在哪里呢？1996年中央组织部、人事部联合下发了《流动人员人事档案管理暂行规定》，规定外商投资企业、私营企业的专业技术人员和管理人员以及外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案，并且严禁个人保管他人人事档案。如果员工的户籍所在地与工作所在地不一致，其人事档案可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。尚未建立人才流动服务机构的地区，人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

除外商投资企业、私营企业员工外，以下人员也适用上述规定：辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员；与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员；待业的大中专毕业生；自费出国留学人员；乡镇企业、区街企业、民营科技企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员；其他流动人员。

由此可见私企一般没有人事档案管理权，也就是说员工的人事档案一般放在人才中心去代管。只是企业会建立自己的员工档案，这个和人事档案是不同的。员工档案一般称为内部档案，或称为二级档案，只是用来方便企业对员工在本企业工作记录的查询和管理。劳动合同法规定企业必须保管员工档案2年，指的就是这种档案，而非人事档案。内部档案一般是不归入人事档案，除非是必须的材料，比如转正定级、职称评定等重要事项。 

二、人事档案中有什么材料？

一般来说，人事档案中记录了一个人的主要学习和工作经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。人事档案中一般有：1）派遣或者招工手续；2）转正定级手续；3）行政工资介绍信；4）在建立社会保险制度之前参加工作的，或者曾在国家机关、事业单位工作过的，还需要办理连续工龄审定表（北京地区 1992年10月1日开始建立社会保险制度，其他地区以当地社会保险的具体建立时间为准）；5）学习和工作等履历材料；6）历年工资调整表；7）党团员材料；8）职称材料；9）奖惩材料；10）其他材料。人事档案一般是从高中毕业开始的，涵盖了大学、工作等内容。我国目前农民没有人事档案。农民档案一般在行政村保管，内容也是关于与农民利益相关的土地、承包等事宜。

三、私营企业能往员工人事档案中放东西吗？

按现行规定，私企不能自行保管员工人事档案，但可以到档案保管机构（比如职介中心、人才中心等）去调阅档案，另外，在用工期间产生的员工材料，如员工登记表、奖惩材料等，也可到保管机构去调出档案，并将材料存入档案之中。但是企业不得随意往员工人事档案中放东西，必须得符合法定条件并经过严格的程序，《流动人员人事档案管理暂行规定》第十二条规定：人才流动服务机构应加强与流动人员及其现所在的工作单位的联系，做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。收集的材料，必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案。事实上，私企也很少去调员工的人事档案，更很少往人事档案里放材料。一方面，调阅员工的人事档案必须要履行一定的手续，《流动人员人事档案管理暂行规定》第十四条规定“人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定，建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。查阅流动人员人事档案应办理审批手续。查阅单位应申明查阅理由，管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。”

由此可见，私企并不能很方便地调阅员工人事档案，而且在人事档案中归入的材料必须要经过档案管理人员的审核，履行一定程序。正是因为这样，私企很少去管员工的人事档案。若企业若要往人事档案中放材料，涉及到处分、员工违纪等事项时，必须要经过本人签字并盖公章，档案管理人员也会认真鉴别。因此员工不用担心私企会随便动员工的人事档案。当然了企业可能会在自己建的员工档案中加材料，但涉及到考核、处分等事项时也必须要本人签字确认再归档，否则由此对员工造成损害的可以申请劳动仲裁维护自己的权益。

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沈斌倜律师简介：沈斌倜，女，北京市劳动保障法学会会员，厦门大学法律硕士，北京劳动法专家，北京中闻律师事务所合伙人。沈斌倜律师专业从事劳资纠纷法律研究，专注于劳动争议案件的解决及劳动法培训、担任劳动法专项顾问。执业地址：北京市东直门南大街甲3号居然大厦18楼；电子邮件：shenbinti@yahoo.com.cn  业务电话:（+86） 15301115671（+86）13661313967 ;互动博客：http://blog.sina.com.cn/shenbinti