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必看!写好审稿回复信的8大要点(附模板)

已有 1178 次阅读 2021-12-31 10:24 |个人分类:精华文章|系统分类:科研笔记

写回复信的目的

写回复信是为了向编辑表明,你已经根据同行评审意见对论文进行了充分的修改。重新提交经修改的论文,并附上一封正确的回复信,得到的最理想结果是:论文无需再修改,经过校对、排版、整页拼版等流程后即可发表。注意,虽然回复信是写给编辑的,但审稿人也可能会看。

如何写好回复信

以下就如何写好回复信提出了几条建议,帮助提高论文成功发表的几率。

No.1 以开放、合作的心态撰写回复信

尽管回复信有时候会反驳评审意见,甚至会和审稿人互相对立,但实际上,应以开放、合作的心态撰写回复信,相信编辑、审稿人与自己的目标一致,即都希望发表一篇符合期刊目标的有用论文。

因此许多相关文章都建议不要立即回复审稿意见,尤其是在审稿意见相当尖锐的情况下,一定要避免冲动之下做出回复。

No.2 有条理地回复审稿意见

每条回复都应该表明,你已经充分理解这一审稿意见并经过了慎重思考。可以先把意见复制下来,根据需要重新措辞、缩减长度,然后再给出回复。如果审稿意见提出的问题容易解决,回复内容可简短些。

比如,审稿人指出应该说明实验设定的温度,你可以简单回复:实验在40 °C下进行,具体细节在材料和方法部分已经进行了恰当的阐述。(It was conducted at 40 °C, and the detail has been added to the Materials and Methods section at the appropriate place.)

No.3 不认同的审稿意见也要逐条回复

回复信应该让编辑和审稿人相信,你已经根据所有审稿意见和编辑建议对论文进行了修改。最有效的方法是给每条审稿意见编号,然后逐条回复。

注意,虽然审稿人可能会提出很多意见,但有些意见可以婉言谢绝。并非审稿人提出的所有修改意见都必须要采纳和认同,可以只针对某些意见进行回复,但是对于不认同的意见要说明不采纳的理由。

No.4 理性回复不认同的意见

虽然不认同审稿人的意见让人左右为难,但这种情况有时候难以避免。

✔ 如果审稿人建议开展进一步实验和研究,你可以解释说,虽然进一步的研究能够使结论更具有说服力,但是目前的数据已足够支撑研究结论。

✔ 还可以回复说,由于不合逻辑、样本已用尽等原因,无法再开展进一步研究。

No.5 最后回复关于语言的意见

审稿人有时会建议找一位英语母语编辑或润色机构润色论文语言、修改用词、纠正语法等。回复类似意见时,可以说明自己已请了专业编辑或润色机构对论文语言进行了改进。

No.6 不要过度感谢

不需要回复每点意见时都感谢审稿人,或表示自己认同审稿人的意见。如果审稿人的意见对论文改进帮助很大,你可以在回复信的开头表示感谢

No.7 以表格形式列出回复内容

以表格形式列出回复内容是个不错的办法。针对每位审稿人,制作一个三列或四列的表格,逐一回复审稿意见。第一列为审稿意见编号,第二列为审稿意见,第三列是自己的回复,第四列为修改后的相关论文内容。一般性意见可放在表格前或表格后。

回复信表格1.png

No.8 结尾表示感谢

在回复信结尾,向编辑表示感谢,并表示如有需要,会按要求进一步改进论文。


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1 许培扬

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