Chad Steel著的《Windows®取证——企业计算机调查指南》中有这样一段，如下：

“根据电子邮件消息的内容已经起诉了很多人有罪（并且暴露了一些令人尴尬的事件）。当人们写一封电子邮件时，并不总是会意识到：自己写的电子邮件是和写普通信一样具有长久性的。正因为如此，人们在电子邮件里传达了他们大概永远也不会用纸墨表达的信息。人们认为电子邮件这种传达信息的方式更像电话交谈。然而，对那些如此认为的人来说，事情却并非如此，电子邮件形式的交流与电话交流完全不同。电子邮件很少是转瞬即逝的，它们不但存储在发件人和收件人的机器上，同时也存储在任何一个转发它们的邮件服务器上，至少要等到被阅读后或被安全可靠地清除后才会消失。如果没有明确地对其进行加密，电子邮件采取明文形式发送。电子邮件可被意外地发送到错误的收件人那里，或者被转发到原来预期的收件人之外的人那里。”

在翻译这一段时（译书已通过科学出版社出版），个人体会就很特别，好像突然意识到一个认识上的误区（虽然技术上我们多么明白），并就此好好反省了一下自己使用电子邮件的行为习惯。

那些特别喜欢写作的人，尤其喜欢写作长文的人，在电子邮件方面犯下的过错比他们能够意识到的更大更多。在事情被披露、泄露和揭发之前，人们缺乏这样的主动认识。

今天怎么想到写这样一篇博文呢？是因为工作中这个问题开始凸显。

因为电子邮件工作方式的便利性，大家越来越依赖于它。此前可以电话通知或沟通的，大家习惯性发邮件处理，又便捷又快速，几年都这样过去了。

后来，虽然发现邮件发送可靠性不能保证，即信件是否寄达是不知道的，邮件发送和接收协议本来就是非可靠协议，还有各种电子邮件过滤软件和系统这个拦路虎，常常错杀正常甚至重要邮件，但大家还是把它当成首选工作沟通方式。

问题怎样来的？在大家出现沟通失误，本来可以当面沟通消除误会，但还是习惯性冲动之下写信解决。

情形一，同事B因为对同事A有意见，群发邮件给所有平行同事，搞得人尽皆知。虽然涉及的事情可能完全不是什么事，或者是简单沟通就可以的，但搞得大家有鸡犬不宁的感觉。

在发生几起类似事件后，有人开始意识到群发邮件有时有可能多么不妥。

情形二，发信人A很冲动的抱怨工作上被下级B误解，给领导1发送邮件，邮件中指出了当事人B的细节，要求说明事实真相。本来领导1直接回复其本人即可，却在回复时把原信抄送给更多人，还暗送给若干更上级领导2、3、4等。即便沟通有了效果，却同时产生了反作用，如果B知道这封信的内容（不排除这么多人有转发者）会如何？本来无关的人得知不该得知的信息会如何？这反过来给A自己造成伤害和影响，写信时大概没有想到自己一些个性化的冲动语言会出现在各种同事面前。

这时，我们会发现抄送邮件原文和暗送邮件有时也不太妥当。

一点建议，在采取电子邮件工作方式时的注意事项如下：
1. 如果该信被转发给其他人（不管相关或不相关的领导，甚至涉及的本人），你是否愿意？
2. 如果不愿意，是否需要发这封信，还是当面沟通可以解决问题？
3. 如果你收到信必须要转发处理的时候，请务必做一些技术处理（比如删除正文，转述内容，回避细节），原则就是保护发信人，不宜扩大事情。
4. 谨慎使用邮件暗送功能，工作透明化，能不暗送就不暗送。
5. 必须强化电子邮件的正确使用意识。从安全角度看，邮件使用习惯造成的影响比大家想象的问题要大。从取证技术角度看，在某个时间段内，没有什么会消逝或者可以加密彻底的信息。还别说这些明文传输的内容了。

曾经注意到有些企业的电子邮件签名档挺有意思，说明了知识产权要求，不得用电子邮件传送哪些内容等等，以及收信人的信件处理行为规范。

建议各个单位都可以有针对性建立这样的统一格式要求，规范电子邮件使用行为，不要等到出了尴尬事件（不和谐）了再说。

对每个人而言，至少可像博文一样，申明自己对信件的权利，比如欢迎转发还是谢绝转发等等，避免由于邮件转发而给自己造成的尴尬。

准备就此请教法律专家。

转载本文请联系原作者获取授权，同时请注明本文来自吴渝科学网博客。
链接地址：https://m.sciencenet.cn/blog-53846-49579.html

上一篇：从属相说到一只小狗的趣事
下一篇：用全国软件水平资格考试替代计算机专业考研统考如何？