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撰写学术论文所需的Word特殊技巧

已有 3244 次阅读 2021-7-30 10:25 |个人分类:英文学术论文写作|系统分类:论文交流

学术论文的特点是拥有大量标题、插图、表格、公式和参考文献。

学位论文还有目录和页眉、页脚。

掌握关于这些内容的Word排版技能,对于撰写论文有很大帮助。

Microsoft Word软件的很多基本功能都可以在互联网上方便地查到用法,本文不予赘述。

下面介绍九个比较特殊的功能。
 

 

版式设置

论文排版时需要按照期刊或学校的要求进行版式设置。以Word 2007版为例,在“开始”菜单,针对选中的文字,可以设置段落的行距、段距、首行缩进量、字体等。在“页面布局”菜单,可以设置页边距和分栏等。在“引用”菜单可插入目录。在“插入”菜单可插入空白页和表格等。

 

标题和正文样式设置

论文的题目、各级标题、正文、参考文献等在字体、字号和行距方面均有各自的格式。因此,需要在“开始”菜单中的“样式”子菜单里,针对这些部分的内容设置各种样式,供撰写时选用。

 

目录

目录用来列出学位论文中的各级标题及其页码。学位论文或书籍采用四级标题通常已经足够,即章、节、子节、小标题,而只需在目录中显示前三级标题。在样式设置中,将各级标题的样式设置好后,在正文写作时即可对应选用。然后,在正文前面插入一空白页,写“目录”两字,而后在“引用”菜单点击“插入目录”选项,即可自动建立目录。以后当章节标题和页号发生变化时,只需右击目录,点击“更新域”,便能够自动更新目录。

 

页眉和页脚

页眉和页脚主要用于学位论文和书籍,例如在奇数页的页眉显示论文题目,在偶数页的页眉显示每章的标题,以便查阅。可以双击论文的页眉处进行编辑,选择“奇偶页不同”,然后进行设置。

页脚的设置主要是页码的设置。在学位论文或书籍中的目录、序和摘要等非正文部分,页码可能需要编排为罗马字母I、II、III等,而非1、2、3等阿拉伯数字。这便涉及多重页码的编辑。对于这种具有不同格式的多个页码系统,需要先分节,再设置页码,即先把目录等部分设置为一节,另外把正文部分设置为另一节,然后针对每节单独编辑页码。双击页脚后,可以选择不同的页码格式。

 

插图

插入插图后须用鼠标右击插图,在“文字环绕”菜单中选择“嵌入型”,以便将插图锁死在插入的光标位置,而不选“浮于文字上方”,避免插图在排版过程中乱漂。

 

表格

期刊论文和学位论文的表格通常须采用三线表,即只有三条横线,无纵线。

 

公式

可以使用MathType软件或Word自带的公式编辑器编排公式。通常采用“嵌入式”版式将公式插入到一个单独的段落位置,即公式另起一段。

 

图表和公式的自动编号

为了避免在大量插图中插入新图后重新手工编号的麻烦,可以使用题注功能实现自动编号。用鼠标右击第一幅插图,选择“插入题注”,然后选择“新建标签”,针对每个章节分别设置。例如,对于第一章,设置成“图1-”,那么第一幅插图的题注就自动变成“图1-1”。右击第二幅插图,重复此过程,第二幅插图的题注就自动变成“图1-2”。然后,对于第二章的第一幅插图,设置为“图2-”,以此类推。表格的表题自动编号方法与插图类似,区别是表题位于表格上方,而图题位于插图下方。如果在插图1-1和表格1-1前面分别插入一张新图和新表,Word会自动修改原图和原表的编号分别为图1-2和表1-2。类似地,可以对公式右击选择“插入题注”,将公式符号自动插入公式右侧。

 

参考文献尾注及引用

所谓尾注是指在文中用数字引注,并将参考文献列表置于论文末尾。为使正文引用处与参考文献列表之间具有自动编号链接功能,需要使用“插入尾注”的功能。如果一篇参考文献在多处被引用,则可以在引用处使用“交叉引用”的功能。

插入尾注的步骤如下:

在引用位置选择“引用”菜单中的“插入尾注”,此时Word会在引用处自动添加编号,并且会将光标移到文档末尾,此时在光标处输入参考文献即可。由于默认的编号形式是i、ii、iii等,因此,需要在尾注设置中将编号形式改为1、2、3等。当把所有参考文献都写完后,可以一起把编号的上标形式修改为非上标形式,并添加方括号[ ]改为[1]的形式。

交叉引用的方法如下:

在“引用”菜单,选择“交叉引用”,然后选择适当的引用类型和引用内容。例如,在某处引用已经被引用的参考文献,那么就在引用类型处选择“尾注”,引用内容选择“编号”。当在某处引用插图的编号时,就在引用类型处选择“图”,引用内容选择“编号”。




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1 彭真明

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