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给学生1:Email要认真写 精选

已有 16977 次阅读 2016-11-8 15:43 |系统分类:教学心得|关键词:学者

       最近发现学生处理Email的时候有不少问题:先是给学生发了3封Email布置任务,但没有收到一封回信。然后,收到学生转发给我的一个邮件,转发的时候居然一个字也没写,正文留了一片空白。再然后,看到学生发给另外一个研究团队问问题的一封Email,居然没有落款,不介绍自己。
       心里一声慨叹,本来想偷懒,可是学生确实太不懂规矩,所以还得和学生们讲讲如何写Email的事情。今日的老师虽说只是拿钱教课,额外的教点工作常识也算是应该的。

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先说说Email的好处。Email比其他各种联系方式好的地方明显的有以下几点:
   
1. 方便收信人处理。电话什么的必须马上回应,Email则可以在任何方便的时候处理。
 
 2. 防止遗忘。QQ和微信电话,很多时候看完听完立马就忘了;而Email一般是处理完才会存档,很少出现忘记处理的问题。由于现在记性越来越差,如果有人打电话给我,我经常告诉他们要同时发Email提醒我。就我个人而言,电话或者面谈的内容基本上是撂爪就忘,而收到的Email则肯定会按时处理好。
   3. 细节准确。口耳相传很容易出错,比如要网址、文档、或者电话,Email都是最好的方式
   4. 留个备份,方便以后查询。QQ微信什么的聊天记录很快就找不到了,Email才是永久记录

       由于以上这些好处。现在,大学里和同事们的官方交流的时候Email基本上是唯一的途径。学术圈里,对细节的要求非常高,Email可以说至关重要。具体到科研合作,极少的时候,一些简短的问题可能会通过QQ或者微信发过来希望我迅速解答;但如果回复的内容稍多;我回复的时候一般会刻意的改用Email,自己留个备份也方便对方阅读和处理。总的来说,
这年头,Email就是professional的代名词。大到基金申请小到中午约饭,只要与工作相关的,用Email都是合适的;相比之下,电话、微信、面谈的适用范围其实都非常窄。

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简单说说中国学生写Email常见的问题:
 
1. 没有称呼,没有落款;给陌生人写信不自报家门。写Email一定要有称呼,最后要有落款。如果是对陌生人,一定要对自己有所介绍。对自己介绍越多,对方越了解你,回你Email的可能性越大。实际上,大家经常收到Email不知道发送者是谁。既然别人不知道谁的信,不回Email也就再正常不过的。
  2. 转发Email或者发送附件的时候,自己什么话也不说。如果没什么可说的,最简单的可以给一个背景介绍:“XXX,这个是我从Y那里得到的消息,请参考。”;或者最简单的,写上“FYI”。
   
3. 收到信息不回。收到Email,如果是有信息的,必须回复。完全可以简单回复 “好的。我会尽快处理。”,或者直接说 “收到” 甚至是 “谢谢”。(注:群发的邮件,很多时候可以不回)

       其实,
写Email也有一个最简单的原则,如国人所谓 “见信如晤”(见信如见人)。如果把每一封Email都想象成一次短暂但是真实的会面,邮件正文如何写也就自然清楚了。如前文所说的三个情况:见了陌生人你当然要介绍自己。给别人代东西过去,你见面的时候当然要解释一下是什么东东。收了别人的文件,你会不说一句谢谢吗?

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       另外,
以前看过一段文字,说给别人留下深刻印象的最简单方法就是写一条长Email。不得不承认,读长Email常常是痛苦的事情。具体到我个人,行走江湖这么多年,见过的很多长Email都暗藏杀机。杂志发来的爆长的审稿意见自然不用多说,读起来简直让人有自杀的冲动;当年,同事向老板告我状用的就是一条超长Email。直到今天,我还记得老板皱着眉头带着无奈的眼神用缓慢的语速和我说的话:“…she wrote a really long Email…”。

       另外,所有人都应该学习在Email里通过书面语言协调多方、解释并处理复杂问题的能力。在不见面的情况下就解决复杂问题,这个技能超级有用,有机会可以细说一下。



导师与学生
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