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举办国际学术会议:完美的细节让参会者更愉快 精选

已有 8238 次阅读 2016-10-24 17:32 |个人分类:海外观察|系统分类:海外观察|关键词:学者


前一段时间写过几篇博文,讲关于参加和组织(国际)会议的方方面面参加国际会议和对国内学者出国开学术会议审批的建议国内学术会议和国际会议的十大差别申请举办国际学术会议)。1016-19日我们在南京农业大学开完第三次国际园艺研究大会。230多人参加。并将我们的接力棒交给了英国的东茂林研究中心的Richard Harrison研究员,在那儿召开第四届。

这次大会我们花了一年时间准备,几乎完美无缺。请到两位美国科学院院士等9个大会报告人,11个特邀报告(8个国外的),并请Robert Trigiano教授作了Professional Ethics (学术道德)的讲座,举行了中国园艺界青年论坛,并评出墙报评一、二、三等奖11名(20001000500元人民币)。同时南京农业大学还举行了全球研究生研讨会(由研究生主持)。三整天,从早上8:3012:30,下午1:30到晚上5:30,全部是学术报告,晚饭后是墙报展。没有旅游,没有参观,开幕式没有主席台,没有牛人就坐,大会主席侯喜林教授和我(联合主席)讲五分钟,再请南农大丁艳锋副校长致欢迎词8分钟,我自己做个园艺研究杂志进展汇报,12分钟,总共25分钟,就进入大会报告。

这里主要想说说会议的两个细节:参会人员的参会证和摘要页。

参会证的最主要功能是让人知道1)你是谁,2)那个单位的。有时还会区分是会议的角色,如用红色的带子是组织者,蓝色的是参会人员,绿色的是工作人员。

出席过很多国际和国内会议,我一直有一个小小的,但其实是个不小的,抱怨。参会者的牌子做得太差!

有些牌子做得太小,名字看不清,对很多不认识的人,想看看牌子,但字太小,没法看,就想靠近些,但对方是女士/女士,牌子又近胸部,所以非常尴尬!更有很多会议,就以一个“delegate”(代表证)混过去。通常这样的会,只考虑了大牌人物,因为几乎很多人都认识他们,而他们不需要认识别人!对于很多其他参会证,考虑得很少。

其二,名字信息只印在一面。挂牌一翻,信息没有了,比“字小”还要“讨厌”。又不好意思去翻别人的牌子,很无奈。

好的参会证可以帮你:1)拉近距离。你先看到名字,说:“李老师,您好,我是。。。”,虽然我并不认识他,但给对方的感觉就是,我知道他。2)帮助你找到你要找到的人。常常听完报告后很喜欢那个报告,想找报告人问问题,但找不到人,或忘了,看到名字后,就能对上号。3)以前见过的人,但忘了名字,看到参会证后,就能提醒你,你对面的人叫什么,免于尴尬。这次又一个我只过一次的年轻人,他要和我聊聊,我又不记得他是谁了,他又没有挂牌子,我就试图从她说的话猜,还是行。只好问他了,就让我觉得很没面子。如果他挂牌了,就不会出现了。

下面是我们做的参会证和我以前的几个代表性的参会证的照片我们的牌子是双面的,翻过来,翻过去,都能看到参会人的信息,而且字很大,很容易看到。在去年的第二届国际园艺研究大会上,美国科学院院士,威斯康辛大学生化系的RichardAmasino教授说这是他看到的最好的参会证,他要收藏,要介绍给其他的会议组织者。我就非常高兴,不是我得到他的赏识,而是,我们开会时,考虑到大牛,也考虑到普通参会人员(包括我自己)的需求。所以,注意到一些细节,会让开会的人轻松愉快很多。

第二是摘要页。我们把摘要印在一页的左边2/3的空间,留下右边的1/3 给参会人做记录,这样就不要在记录本上写,以后就不会忘了谁的报告,讲的什么内容。很多参会人都和我说,这个很好。

所以组织会议的人,首先要想到我自己作为参会人有什么需求,大的,小的。参会时有什么大大小小的不满意的地方,自己组织会议时,就要考虑到,并进行改善。

其实,做到这些,并不难。关键是要观察到,并付诸行动。我总是觉得,想要办成一个大家都满意的会,细节和大事一样重要。无论组织会议、办杂志、建世界一流大学,从小事上都能够反映出来。再说一遍,教学楼没有擦PG纸的大学打造世界一流大学先从最小的事做起)(http://blog.sciencenet.cn/home.php?mod=space&uid=1140979&do=blog&view=me&from=space&page=2),在我眼里永远不是世界一流大学。


学术会议的成功,不是靠有多大的行政领导来站台,有多少牛人来拍个照就走。而是靠学术报告水平--学术会议的真金白银。国内是该改改学术会议的会风了!


程宗明 20161024日。南京

       参会者正面                              参会者反面                          摘要页




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